Avis 20235311 Séance du 12/10/2023

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 août 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Roybon à sa demande de communication de tout document des archives de la mairie attestant le passage de sa famille dans les hameaux de forestage de Roybon (localisés au lieu-dit Mas de Fety) entre 1967 et 1971. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Roybon a indiqué à la commission qu'il a transmis à Madame X, par mail et courrier en date du 22 juin dernier, des attestations relatives au passage de sa famille au hameau de forestage de Roybon jusqu'en 1971. La commission en prend note mais relève que l'ensemble des documents sollicités n'a éventuellement pas été communiqué à la demanderesse. La commission rappelle que les archives sont conservées selon les termes de l'article L211-2 du code du patrimoine, « tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ». Aussi les archives sont-elles destinées à être communiquées aux personnes qui désirent les utiliser aux fins énumérées à cet article. Dans le cas des archives publiques, le droit d'accès est fixé par les dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine. Celles-ci prévoient, d'une part, que les documents librement communicables avant leur versement aux archives le restent, une fois ce versement intervenu, l'accès à ces archives s'exerçant dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, et d'autre part, que les documents susceptibles de mettre en cause des secrets de caractère individuel ou général deviennent communicables à toute personne à l'expiration d’un délai s'échelonnant entre 25 et 100 ans. Les services publics sont tenus de garantir l'accès à tout usager des archives librement communicables en application de ces dispositions. La commission constate que les documents, qui comme en l'espèce, intéressent la vie privée ne sont communicables à toute personne qui en fait la demande qu’à l'expiration d'un délai de 50 ans à compter de leur date ou de la date du document le plus récent versé dans le dossier, en vertu du 3° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine. En l'espèce, la commission comprend que les dossiers dans lesquels se trouvent les documents sollicités comportent des pièces datées entre 1962 et 2000. Néanmoins, elle relève que les seules pièces qui intéressent Madame X sont datées au plus de tard de 1971. Le délai de 50 ans est par conséquent échu en ce qui concerne ces documents. La commission estime que ces documents administratifs, s'ils existent, sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des articles L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et L213-1 du code du patrimoine. La commission relève, ensuite, que le maire de Roybon lui a indiqué que si la demanderesse souhaitait consulter sur place les documents relatifs à ce hameau de forestage conservés en mairie, une prise de rendez-vous pouvait lui être proposée. La commission rappelle que l'accès aux documents administratifs et aux archives librement communicables s'exerce dans les conditions définies à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. En vertu de ces disposions, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, (à savoir dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4). L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission rappelle ensuite que, dans le cas de demandes de communication nécessitant des opérations lourdes pour l'administration, celle-ci est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Elle est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place dans ses locaux et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec ce dernier d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n'excède pas les possibilités techniques et les moyens de l'administration, celle-ci est fondée à en échelonner l'envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l'intéressé, l'informer du montant des frais qui seront mis à sa charge et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d'un échéancier de communication. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités, selon des modalités qui restent à préciser entre Madame X et le maire de Roybon conformément aux principes énoncés ci-dessus.