Avis 20235268 Séance du 12/10/2023

Maître X, conseil de Monsieur et Madame X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 août 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Marcel-lès-Valence à sa demande de communication, par courrier électronique, d'une copie intégrale des documents suivants : 1) s’agissant de la délibération du 2 mai 2023 : a) les convocations adressées aux conseillers municipaux ; b) la note de synthèse telle que visée et annexée à la délibération ; c) le procès-verbal de la séance ; d) le compte-rendu de la séance ; e) les avis des personnes publiques joints au dossier d’enquête publique ; f) les observations du public ; g) le rapport et les conclusions motivées du commissaire enquêteur ; h) l'ensemble des documents joints et/ou annexés à la délibération. 2) s’agissant de la délibération du 4 juillet 2022 : a) les convocations adressées aux conseillers municipaux ; b) la note explicative de synthèse ; c) le procès-verbal de la séance ; d) la délibération ; e) l'ensemble des documents joints et/ou annexés à la délibération. 3) s’agissant de la délibération du 29 novembre 2021 : a) les convocations adressées aux conseillers municipaux ; b) la note explicative de synthèse ; c) le procès-verbal de la séance ; d) le compte-rendu de la séance ; e) la délibération ; f) l’ensemble des documents joints et/ou annexés à la délibération. 4) s’agissant de la délibération du 10 octobre 2018 : a) les convocations adressées aux conseillers municipaux ; b) la note explicative de synthèse ; c) le procès-verbal de la séance ; d) le compte-rendu de la séance ; e) la délibération ; f) l’ensemble des documents joints et/ou annexés à la délibération. 5) s'agissant de la délibération du 25 septembre 2015 : a) les convocations adressées aux conseillers municipaux ; b) la note explicative de synthèse ; c) le procès-verbal de la séance ; d) le compte-rendu de la séance ; e) la délibération ; f) l’ensemble des documents joints et/ou annexés à la délibération. 6) le règlement intérieur du conseil municipal et la délibération en portant approbation. La commission rappelle, d'une part, s’agissant des documents relatifs à l’enquête publique sollicités aux e) à g) du point 1) de la demande, que, de manière générale, l'ensemble des documents qui résultent d'une enquête publique (rapport et conclusions du commissaire enquêteur, registre de l'enquête, observations), constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, une fois l'enquête close et dès leur remise à l'autorité compétente. La communication du registre d'enquête ne suppose aucune occultation préalable, la communication des informations librement consignées sur les registres par les personnes ayant formulé des observations sur le projet soumis à enquête ne pouvant porter atteinte à l'un des secrets protégés par l’article L311-6 de ce code. En outre, pour les enquêtes publiques régies par le code de l'environnement, le dossier d'enquête publique est communicable à toute personne sur sa demande et à ses frais, avant l'ouverture de l'enquête publique ou pendant celle-ci, en application de l'article L123-11 de ce code. La commission estime, d'autre part, s’agissant des autres documents sollicités, que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration ainsi que, pour les documents qui relèvent de ces dispositions, de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de la commune de Saint-Marcel-lès-Valence a informé la commission qu’il avait adressé au demandeur, le 8 septembre 2023, plusieurs documents sollicités via une plateforme de télétransmission mais qu'une dernière transmission n'est pas encore intervenue dans la mesure où elle concerne des documents anciens, archivés et donc non mobilisables en dématérialisation. La commission estime, dès lors, que la demande est sans objet pour les documents d'ores et déjà adressés au demandeur et émet un avis favorable pour le surplus de la demande. Elle prend note, à cet égard, de l'intention de l'administration de procéder à une dernière télétransmission.