Conseil 20235211 Séance du 12/10/2023

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné, lors de sa séance du 12 octobre 2023, votre demande de conseil relative la communicabilité des dossiers et des enregistrements de séance des comités sociaux territoriaux, ainsi qu'à leur durée de conservation. La commission vous rappelle qu'aux termes de l’article L251-1 du code de la fonction publique : « Les comités sociaux sont chargés de l'examen des questions collectives de travail ainsi que des conditions de travail dans les administrations, les collectivités territoriales et les établissements publics au sein desquels ils sont institués. ». Ces comités, créés par l'article 4 de la loi n° 2019-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique, résultent de la fusion des comités techniques et des comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail. Elle relève qu'aux termes du III de l'article 82 du décret du 10 mai 2021 relatif aux comités sociaux territoriaux des collectivités territoriales et de leurs établissements publics : « Les modalités de réunion, d'enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par l'instance sont fixées par le règlement intérieur ou, à défaut, par l'instance, en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Dans ce dernier cas, un compte rendu écrit détaille les règles déterminées applicables pour la tenue de la réunion. » 1. Sur le caractère communicable : La commission estime, d'une part, que les dossiers des comités sociaux territoriaux sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'ils ne revêtent plus un caractère préparatoire et sous réserve de l'occultation préalable des mentions relevant du secret de la vie privée, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable ou faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Elle ajoute que ces documents deviennent communicables sans restriction à l’expiration des délais prévus à l’article L213-2 du code du patrimoine. La commission estime, d'autre part, les enregistrements sonores des réunions des comités sociaux territoriaux prévus à l'article 81 du décret du 10 mai 2021, destinés à être conservés par les comités pour les besoins de leur fonctionnement, revêtent également le caractère de documents administratifs librement communicables à toute personne qui en fait la demande en vertu de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve, d’une part, qu’ils ne présentent plus un caractère préparatoire, c'est-à-dire au plus tard à compter de l'approbation définitive d'un éventuel compte rendu de réunion réalisé à partir de ces documents et, d’autre part, de l'occultation des éventuelles mentions couvertes par les secrets protégés par la loi. La commission rappelle, à cet égard, que les membres des commissions administratives ont le droit au respect de leur vie privée et doivent bénéficier, de manière générale, de la même protection que celle des autres citoyens. Elle précise qu’ils bénéficient, comme toute autre personne, du respect de leur droit sur l'utilisation de leur image et de leur voix, composantes de la personnalité, qui ne sont pas détachables de la protection de la vie privée. Elle relève, toutefois et d’une part, que les propos tenus par les membres des comités ne le seront pas dans un cadre privé, mais à l’occasion de débats menés au sein de l’instance collégiale administrative à laquelle ils appartiennent et, d’autre part, que les enregistrements des réunions ne seront pas été réalisés à leur insu. Compte tenu des circonstances de leur prononciation et de la qualité de leurs auteurs, elle estime que ces propos ne sont pas couverts par le secret de la vie privée. Elle en déduit que les enregistrements, vidéos ou sonores, des réunions des comités, qui retranscrivent ces propos, peuvent être communiqués à un tiers sur le fondement du code des relations entre le public et l'administration, sans qu’il soit nécessaire de recueillir le consentement des personnes qui en ont fait l’objet (v. avis de partie II n° 20213158 du 17 juin 2021). La commission précise, enfin, qu'il s'agisse des dossiers de séance ou des enregistrements, que les dispositions de l'article 92 du décret du 10 mai 202 relatif aux comités sociaux territoriaux des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, qui prévoient l’absence de publicité des séances et une obligation de discrétion professionnelle pesant sur leurs membres, ne font pas obstacle à l'application des dispositions législatives des articles L300-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration, qui garantissent à tout administré le principe de la liberté d'accès aux documents administratifs. 2. Sur la durée d'utilité administrative : La commission rappelle qu'en vertu des articles L342-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration, elle n'émet des avis que « lorsqu'elle est saisie par une personne à qui est opposé un refus » ou « une décision défavorable » et que, si elle peut être consultée, aux termes de l'article R342-4-1 de ce code, « sur toutes questions relatives à l'application des titres Ier, II et IV du présent livre et du titre Ier du livre II du code du patrimoine », elle ne peut l'être que par « les autorités mentionnées à l'article L300-2 ». La commission constate qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur la durée de conservations des dossiers de séance et des enregistrements réalisés, lesquels doivent être fixés dans le règlement intérieur du comité en application du III de l’article 82 du décret du 10 mai 2022. Elle constate que si la notion de période d'utilisation courante prévue à l'article L212-2 du code du patrimoine, relevant ainsi du titre Ier du livre II de ce code, sa compétence telle que prévue à l'article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration doit être appréciée au regard des dispositions de l'article L340-1 du même code selon lesquelles « Elle est chargée de veiller au respect de la liberté d'accès aux documents administratifs et aux archives publiques ainsi qu'à l'application du titre II du présent livre dans les conditions prévues par le présent livre et par le titre Ier du livre II du code du patrimoine ». Elle estime, par suite, qu'elle n'est pas davantage compétente pour se prononcer, à ce titre, sur la durée de conservation des documents en cause. La commission ne peut que vous inviter à vous rapprocher du service départemental d'archives compétent.