Avis 20234228 Séance du 07/09/2023

Monsieur X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 juillet 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Marsac-sur-l'Isle à sa demande de communication d'une copie de la liste des habitants de cette commune qui sont membres du conseil de développement du Grand Périgueux. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'il ressort des dispositions de l'article L5211-10-1 du code général des collectivités territoriales que le conseil de développement est mis en place dans les établissements publics à fiscalité propre de plus de 20 000 habitants. Il est composé de représentants des milieux économiques, sociaux, culturels, éducatifs, scientifiques, environnementaux et associatifs du périmètre de l'établissement public. Par délibérations de leurs organes délibérants, des établissements publics contigus peuvent décider de créer et d'organiser un conseil de développement commun compétent pour l'ensemble de leurs périmètres. La composition du conseil de développement est déterminée par délibération de l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale, de telle sorte que l'écart entre le nombre des hommes et le nombre des femmes ne soit pas supérieur à un et afin de refléter la population du territoire concerné, telle qu'issue du recensement, dans ses différentes classes d'âge. Le conseil de développement est consulté sur l'élaboration du projet de territoire, sur les documents de prospective et de planification résultant de ce projet, ainsi que sur la conception et l'évaluation des politiques locales de promotion du développement durable du périmètre de l'établissement public de coopération intercommunale. Il peut également donner son avis ou être consulté sur toute autre question relative à ce périmètre. La commission précise ensuite que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative. En revanche, elle considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable laquelle doit être interprétée de façon objective. La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant. Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013 ; avis n° 20222850 du 23 juin 2022) et, par suite, être déclarée irrecevable. La commission estime que le document sollicité, s'il existe ou peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant, est communicable à toute personne qui le demande sous réserve de l’occultation des mentions susceptibles de porter atteinte à la vie privée, telles que les coordonnées personnelles des membres du conseil de développement. Elle émet sous ces réserves un avis favorable. Enfin, dans l'hypothèse où le maire de Marsac-sur-l'Isle ne détiendrait pas le document sollicité, la commission lui rappelle toutefois qu'il lui appartiendrait, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir, en l’espèce la communauté d'agglomération Le Grand Périgueux, et d'en aviser le demandeur.