Avis 20233931 Séance du 07/09/2023

Maître X, conseil de X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 juin 2023, à la suite du refus opposé par le ministre de la transition écologique et de la cohésion des territoires à sa demande de communication des documents suivants suite à la non promotion de sa cliente au grade d'ingénieur en chef des ponts, des eaux et des forets (IPEF) : 1) pour la campagne d'avancement au titre de l'année 2019 : a) l'avis rendu le 4 décembre 2018 par la commission administrative paritaire (CAP) compétente à l'égard du corps des ingénieurs du ponts, des eaux et des forets (IPEF) qui s'est prononcé sur l'avancement au grade d'ICPEF au titre de l'année 2019 ; b) le procès-verbal et le compte-rendu de cette séance ; c) la note d'information relative aux résultats de la CAP du 4 décembre 2018 ; d) le règlement intérieur de la CAP ; e) l'état récapitulatif des propositions retenues et non retenues par les responsables d'harmonisation pour l'avancement au grade d'ICPEF en application des annexes I et III de la note de service du 23 avril 2018 ; f) la liste des responsables d'harmonisation intervenus dans le processus d'avancement au grade d'ICPEF ; g) les documents établis par le centre interministériel de gestion des IPEF dans le cadre du processus de sélection des candidatures ; h) la liste des agents « statutairement promouvables » établie par le ministère de la transition écologique, précisant notamment l'ancienneté de grade, mais aussi l'ancienneté pivot de ces agents ; i) la liste des agents promus au grade d'ICPEF, précisant notamment leur ancienneté à partir de leur titularisation, leur ancienneté pivot au moment de la promotion, leurs postes successifs, leur poste au moment de l'avancement et le changement significatif d'environnement professionnel réalisé ; j) les pièces et les éléments du dossier personnel de sa cliente, sur lesquels l'administration s'est appuyée pour réaliser son avancement au grade d'ICPEF ; k) les documents de toute sorte, en particulier, les avis émis par l'administration, y compris par l'Ecole des Ponts de Paris Tech, sur la proposition d'avancement de sa cliente, à toutes les étapes de la procédure. 2) pour la campagne d'avancement au titre de l'année 2020 a) l'avis rendu le 11 décembre 2019 par la CAP compétente à l'égard du corps des ingénieurs du ponts, des eaux et des forets (IPEF) qui s'est prononcé sur l'avancement au grade d'ICPEF au titre de l'année 2020 ; b) le procès-verbal et le compte-rendu de cette séance ; c) la note d'information relative aux résultats de la CAP du 11 décembre 2019 ; d) le règlement intérieur de la CAP ; e) l'état récapitulatif des propositions retenues et non retenues par les responsables d'harmonisation pour l'avancement au grade d'ICPEF en application des annexes I et III de la note de service du 25 avril 2019 ; f) la liste des responsables d'harmonisation intervenus dans le processus d'avancement au grade d'ICPEF ; g) les documents établis par le centre interministériel de gestion des IPEF dans le cadre du processus de sélection des candidatures ; h) la liste des agents « statutairement promouvables» établie par le ministère de la transition écologique, précisant notamment l'ancienneté de grade, mais aussi l'ancienneté pivot de ces agents ; i) la liste des agents promus au grade d' ICPEF, précisant notamment leur ancienneté à partir de leur titularisation , leurs postes successifs, leur poste au moment de l'avancement et le changement significatif d'environnement professionnels réalisé ; j) les pièces et les éléments du dossier personnel de sa cliente, sur lesquels l'administration s'est appuyée pour refuser son avancement au grade d'ICPEF ; k) les documents de toute sorte, en particulier, les avis émis par l'administration, y compris par l'Ecole des Ponts de Paris Tech, sur la proposition d'avancement de sa cliente, à toutes les étapes de la procédure. 3) pour la campagne d'avancement au titre de l'année 2021 : a) l'état récapitulatif des propositions retenues et non retenues par les responsables d'harmonisation en vertu de l'annexe I de la note de service du 15 octobre 2020 ; b) la liste des responsables d'harmonisation intervenus dans le processus d'avancement au grade d'ICPEF ; c) les documents établis par le centre interministériel de gestion des IPEF dans le cadre du processus de sélection des candidatures ; d) la liste des agents «statutairement promouvables » établie par le ministère de la transition écologique, précisant notamment l'ancienneté, de grade, mais aussi l'ancienneté pivot de ces agents ; e) la liste des agents promus au grade d'ICPEF, précisant notamment leur ancienneté à partir de leur titularisation, leurs postes successifs, leur poste au moment de l'avancement et le changement significatif d'environnement professionnel réalisé ; f) les pièces et les éléments du dossier personnel de sa cliente, sur lesquels l'administration s'est appuyée pour refuser son avancement au grade d'ICPEF ; g) les documents de toute sorte, en particulier, les avis, émis par l'administration, y compris par l'Ecole des Ponts Paris Tech, sur la proposition d'avancement de sa cliente, à toutes les étapes de la procédure. La commission, qui a pris connaissance de la réponse exprimée par le ministre de la transition écologique et de la cohésion des territoires, rappelle tout d'abord que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci, à l'exclusion de toute information liée, soit à la situation familiale et personnelle, soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent par sa hiérarchie. Elle estime, en application de ces principes, qu'une liste d'agents publics remplissant les conditions pour être promus ou mutés, un tableau d'avancement, une liste d'agents effectivement promus ou mutés et tout acte décidant de promouvoir ou muter un agent public sont communicables à toute personne qui le demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve toutefois d'occulter préalablement, le cas échéant, conformément aux dispositions de l'article L311-6 de ce code, les mentions relatives à la situation personnelle des intéressés, dont la communication porterait atteinte à la protection de leur vie privée, les mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur les agents, ou les mentions qui feraient apparaître de leur part un comportement dont la divulgation pourrait leur porter préjudice. Elle précise à toutes fins utiles, que ne constitue pas, à lui seul, une appréciation ou un jugement de valeur sur les agents, au sens de l'article L311-6 précité, l'ordre d'inscription des agents à un tableau d'avancement. La commission rappelle qu'en revanche, le procès-verbal d'une commission administrative paritaire, appelée à émettre un avis sur les situations individuelles et propositions de décisions individuelles qui lui sont soumises, n'est communicable qu'à chaque personne directement concernée, pour ce qui la concerne directement, et après que ce document ait été adopté. En application de ce principe, la commission émet un avis défavorable à la communication des documents mentionnés aux points 1 a), b), e) et g) et 2 a) b) e) et g), qui ne concernent pas Madame X car elle n'a pas été proposée pour un avancement au grade d'ICPEF au titre des années 2019 et 2020. La commission émet en revanche un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 3) a) et 3) c) en tant qu'ils concernent Madame X. Le ministre de la transition écologique et de la cohésion des territoires a par ailleurs indiqué à la commission que les documents mentionnés aux j) et k) du 1) et au j) et k) du 2) n'existent pas, dès lors que Madame X n'a pas été proposée à l'avancement par sa direction en 2019 et en 2020. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis en tant qu'elle porte sur ces documents. Le ministre a également indiqué à la commission que les listes des agents promus au grade d'ICPEF, mentionnées aux i) du 1), i) du 2) et e) du 3) étaient publiées au Bulletin officiel du ministère de la transition écologique. La commission relève toutefois que l'objet de ces points de la demande excède les seules listes qui ont fait l'objet d'une diffusion publique. Elle rappelle que sont regardés comme des documents administratifs existants, au sens de cet article, les informations qui sont contenues dans des fichiers informatiques et qui peuvent en être extraites par un traitement automatisé d’usage courant et ne pas supposer un travail complexe de traitement des données disponibles. En application de ces principes, la commission estime que dès lors qu’ils existent ou peuvent être établis par un traitement automatisé d’usage courant, les documents mentionnés aux points susmentionnés sont communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable dans cette mesure. La commission estime ensuite que les documents mentionnés aux points 1) h), 2) h) et 3) d), s'ils peuvent être obtenus par extraction d'un traitement automatisé dans les conditions rappelées au paragraphe précédent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable dans cette mesure. La commission estime par ailleurs que les documents mentionnés aux points 1) c), d) et f) et 2) c), d) et f) et 3) b) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable également dans cette mesure. La commission émet enfin un avis favorable à la communication à Madame X, personne intéressée au sens de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, des documents mentionnés aux points 3) f) et 3) g).