Avis 20233347 Séance du 06/07/2023

Maître X, conseil de Madame X et Monsieur X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 juin 2023, à la suite du refus opposé par le président de l'université d'Angers à sa demande de communication par courrier électronique des documents suivants concernant ses clients : 1) les deux derniers règlements intérieurs du LPPL Angers, ainsi que le procès-verbal de délibération actant l’adoption de ces documents ; 2) le règlement intérieur du département de psychologie ; 3) le dossier administratif de ses clients ; 4) l’ensemble des actes de nomination de Monsieur X en qualité de directeur du laboratoire comprenant la définition de ses missions et prérogatives ; 5) les contrats pluriannuels d’objectifs et de moyenne du laboratoire de psychologie des pays de la loi (LPPL) Angers pour les périodes 2017-2021 et 2022-2026 ; 6) le dernier rapport d’évaluation du HCERES ; 7) les organigrammes du laboratoire, du département et de l’UFR ; 8) le marché conclu avec NEPSIO (conseil chargé d’un audit organisationnel du département de psychologie) ainsi que la lettre de mission de ce dernier. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l'université d'Angers a indiqué à la commission que les règlements intérieurs sollicités aux points 1) et 2), le lettre de mission sollicitée au point 4), le rapport du HCERES sollicité au point 6), les organigrammes sollicités au point 7), ainsi que le cahier des charges pour le lancement de l'audit et le compte rendu du conseil du LPPL actant la nomination de Monsieur X ont été communiqués au demandeur par courrier du 7 juin 2023 dont copie était jointe. La commission ne peut donc que déclarer sans objet la demande d’avis sur ces différents points. La commission, qui a pris connaissance des observations complémentaires du demandeur, relève que celui-ci a maintenu sa demande concernant les points 3), 4), 5), et 8). La commission relève toutefois que dans sa réponse, le président de l'université d'Angers a précisé que les documents sollicités au point 5) n’existent pas. La commission en déduit que la demande est donc sans objet sur ce point. S'agissant du point 4), elle constate que le demandeur a déjà été destinataire du compte rendu du conseil du LPPL actant la nomination de Monsieur X. Elle précise que si d'autres documents existent, relatifs à la nomination de cet agent, ces derniers lui seraient librement communicables. Elle émet un avis favorable dans cette mesure. Dans le cas contraire, la demande serait également sans objet. La commission rappelle ensuite qu'elle ne peut être saisie par une personne qu’en cas de refus opposé par une autorité administrative à une demande de communication d'un document administratif. En l’absence d’une telle demande préalable, laquelle n’a pas nécessairement à être écrite si le demandeur est en mesure d’en établir la réalité et la date, la saisine de la commission est donc irrecevable. La commission constate que tel est le cas du point 8) de la demande qui n'a pas fait l'objet d'une demande auprès du président de l'université d'Angers. La commission précise, s'agissant du point 3), que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet, dès lors, un avis favorable au point 3) de la demande. La commission, qui a pris note de la réponse du président de l'université d'Angers indiquant que le dossier n'est pas dématérialisé, rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.