Avis 20232584 Séance du 01/06/2023

Maître X, conseil de X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 mai 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Montfort-l'Amaury à sa demande de communication d’une copie des documents suivants, concernant sa cliente : 1) l’avis intégral de la CAP du 27 mai 2022 et le dossier qui a été transmis à la CAP par la commune pour justifier son licenciement ; 2) la délibération du 24 mai 2020 autorisant le maire à modifier son contrat ; 3) la justification comptable de la perte invoquée de 50 000 euros ; 4) la délibération fixant le temps de travail pour tous les agents de la commune, en vigueur pour les années 2018 à 2022 ; 5) la délibération fixant le régime indemnitaire applicable aux agents titulaires et non titulaires de la commune, en vigueur pour les années 2018 à 2022 ; 6) la justification des baisses d’inscription à l’école de danse, notamment la liste des inscriptions pour les années 2018 à 2022 ; 7) les plannings d’enseignements de l’école de danse sur les cinq dernières années (2018 à 2022) ; 8) les feuilles de présences émargées par les agents ou tout autre système de mesure du volume horaire travaillé pour l’école de danse ; 9) la justification de la baisse du nombre d’heures de coordination de sa cliente pour les années 2020/2021 et 2021/2022 ; 10) les diligences accomplies par la commune pour son reclassement. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission considère, en premier lieu, que les documents administratifs mentionnés au point 1) sont communicables à l'intéressée ou à son conseil, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, par extrait pour les seules mentions concernant Madame X, à l'exclusion de celles relatives à des tiers. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point. En deuxième lieu, la commission estime que les délibérations du conseil municipal mentionnées aux points 2), 4) et 5) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet, par suite, un avis favorable sur ces trois points. En troisième lieu, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective. La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable. Elle en déduit que le document mentionné au point 3) n'est communicable à la demanderesse, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, que dans la mesure où il existe en l'état ou peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point. En quatrième lieu, la commission rappelle également qu'aux termes de l’article L311-6 du même code, ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée. Elle estime que les mentions relatives aux inscriptions d'élèves dans des structures telles que les conservatoires, écoles de danse ou clubs sportifs relèvent de ce secret de la vie privée. Elle émet donc un avis défavorable à la communication des listes d’inscription mentionnées au point 6). En revanche tout document non nominatif répondant à l'objet de la demande, dans la mesure où il existe en l'état ou peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant, serait communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 de ce code. Elle émet, dans cette mesure et sous cette réserve, un avis favorable sur ce point. En cinquième lieu, la commission estime que les plannings mentionnés au point 7) sont des documents administratifs, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. En sixième lieu, la commission précise que les horaires de travail des agents publics, ainsi que leurs éventuelles absences, relèvent du secret de la vie privée. Dès lors, les feuilles de présence visées au point 8) ne sont communicables à Madame X ou à son conseil que pour les seules mentions la concernant, à l'exclusion de celles concernant les tiers. Elle indique qu'en revanche le volume horaire travaillé d'un agent public ne relève pas de ce secret. En conséquence, elle estime qu'un récapitulatif des volumes horaires travaillés, qui, s'il n'existe pas en l'état, doit pouvoir être établi par un traitement automatisé d'usage courant, est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application du même article L311-1. Elle émet un avis favorable à la communication de ce document. En dernier lieu, la commission rappelle enfin que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les points 9) et 10) de la demande, qui portent en réalité sur des renseignements.