Avis 20232562 Séance du 01/06/2023

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 mai 2023, à la suite du refus opposé par le ministre du travail, du plein emploi et de l'insertion à sa demande de communication des documents suivants : 1) les tableaux récapitulatifs de l’observatoire des suites pénales (OSP) données aux procès-verbaux de l'inspection du travail pour chaque direction de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DEETS) ; 2) les chiffres consolidés au niveau national sur les suites données aux procès-verbaux de l'inspection du travail. La commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). Elle considère en revanche de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, que constituent des documents administratifs, au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective. La commission souligne, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable. En l'espèce, la commission observe que par note du 14 mars 2007 du directeur général du travail, a été mis en place un observatoire des suites pénales réservées aux procès-verbaux de l'inspection du travail, cet observatoire ayant pour but de recenser l’ensemble des procès-verbaux dressés et transmis à la justice et d’en suivre les résultats. Elle considère dès lors que si les documents sollicités existent ou peuvent être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, ils sont communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve des secrets protégés définis par ses articles L311-5 et L311-6, tenant en particulier au respect de la vie privée d'un tiers ou à la préservation d'un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre du travail, du plein emploi et de l'insertion a informé la commission que les données des DEETS à l'OSP n'ont pas fait l'objet d'un enregistrement dans une base de données dédiée facilement exploitable et susceptible de permettre l'extraction de tableaux récapitulatifs ou la consolidation au niveau national des suites données. Il a ajouté que, depuis un an environ, un travail de refonte des données, dorénavant standardisées, est en cours et nécessitera plusieurs mois avant de disposer d'une base informatisée permettant l'extraction des documents sollicités. La commission estime dès lors que les documents sollicités, qui ne peuvent être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant, n'existent pas et invite la demanderesse à présenter, si elle le souhaite, une nouvelle demande. Elle déclare dès lors la demande d'avis irrecevable comme tendant à l'élaboration de nouveaux documents, qui ne peuvent être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant.