Avis 20231225 Séance du 30/03/2023

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 janvier 2023, à la suite du refus opposé par le préfet du Rhône à sa demande de communication d'une copie de l’ensemble des messages reçus ou envoyés, pour la période comprise entre le 27 novembre 2021 et le 27 novembre 2022, par les messageries suivantes : <pref-sg-pref69@rhone.gouv.fr>, X@rhone.gouv.fr <X@rhone.gouv.fr>, PREF69 sg secretariat <pref-sg-secretariat@rhone.gouv.fr>, « X PREF69 SP VILLEFRANCHE SUR SAONE » <X@rhone.gouv.fr>, « X » <X@rhone.fr>, X PREF69 cabinet <X@rhone.gouv.fr>, qui contiendraient un ou plusieurs des mots ou syntagmes suivants : « Chasselay, tata, sénégalais, recherches génétiques, ADN, X, mediapart, X, génétique, X ». La commission, qui a pris connaissance des observations de l'administration, rappelle qu’aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. / (…) ». La commission précise que les courriers détenus ou reçus par les agents publics, y compris sur leurs terminaux électroniques professionnels (avis n° 20184184 du 6 décembre 2018), constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions, communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du même code, s'ils sont en possession de l’administration et sont susceptibles de faire l’objet d’une extraction par un traitement automatisé d'usage courant, dans le respect des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 de ce code, et par suite, le cas échéant, après occultation des mentions relevant de ces derniers ou disjonction des documents qui en relèveraient entièrement en application des dispositions de l’article L311-7 dudit code. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le préfet du Rhône a fait valoir auprès de la commission que la demande de Monsieur X était trop imprécise pour qu'il y soit donné suite. La commission rappelle que le droit d'accès aux documents administratifs régi par le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne contraint pas l'administration à effectuer des recherches pour répondre à une demande et que les administrations ne sont pas tenues de répondre aux demandes trop générales ou insuffisamment précises (CE, 27 sept. 1985, Ordre des avocats au barreau de Lyon c/ X, n° 56543, Lebon 267 ; CE, 30 juin 1989, OPHLM de la Ville de Paris, n° 83477). Elle estime ainsi irrecevables les demandes portant sur des échanges intervenus entre une ou des administrations et une autre administration ou une personne privée, lorsqu’elles sont trop imprécises quant à l'objet des documents demandés (avis n° 20216781 du 16 décembre 2021), quant à leur nature (avis n° 20195507 du 12 mars 2020), quant à l'administration et/ou ses composantes en cause (avis n° 20195507 du 12 mars 2020), quant à son ou ses interlocuteurs (avis n° 20194880 du 12 mars 2020 ; n° 20213868 du 15 juin 2021), quant au cadre d'élaboration du document (avis n° 20213868 du 15 juin 2021) ou encore quant à la période de temps visée (avis n° 20213868 du 15 juin 2021). La commission relève en l'espèce que la demande est formulée de manière large en ce qu'elle vise « l’ensemble des messages » envoyés depuis ou reçus sur six boites aux lettres électroniques professionnelles au cours d'une période d'un an. Elle relève que l'objet de ces correspondances est identifié par quinze mots et syntagmes, dont des prénoms. Ces derniers sont susceptibles de figurer dans un nombre très important de courriels (expéditeurs et destinataires / objet / corps du message), d'autant que le demandeur a indiqué souhaiter obtenir tous les messages qui « contiendraient un ou plusieurs » de ces « mots ou syntagmes ». Pour l'ensemble de ces raisons, la commission estime que les termes utilisés pour caractériser l’objet de la demande ne s’avèrent pas suffisamment significatifs et distinctifs, sur une période de temps d'une année, et nécessiterait donc de la part de l'administration des recherches d’une ampleur conséquente pour y répondre. Elle ne peut dès lors que déclarer irrecevable la demande d'avis.