Conseil 20231076 Séance du 30/03/2023

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné lors de sa séance du 30 mars 2023 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un administré, de l’inventaire des archives de la commune. La commission vous rappelle qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, sont considérés comme documents administratifs, « quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. » La commission souligne également que les archives sont conservées selon les termes de l'article L211-2 du code du patrimoine, « tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ». Aussi les archives sont-elles destinées à être communiquées aux personnes qui désirent les utiliser aux fins énumérées à cet article. La commission comprend que le document sollicité est l’inventaire des fonds d’archives de la commune. Elle considère qu’il constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions et sous les réserves prévues par les articles L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration. Si les archives ainsi inventoriées sont susceptibles de contenir des informations relevant des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 de ce code et ne seront librement communicables qu’à l’expiration des délais prévus par l’article L213-2 du code du patrimoine, la commission estime cependant que l'inventaire lui-même est peu susceptible de faire mention de telles informations protégées. La commission vous indique par suite que l’inventaire des archives de la commune est communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve le cas échéant de l'occultation des mentions couvertes par un secret protégé.