Avis 20230800 Séance du 30/03/2023

Monsieur X, X, a saisi la Commission d’accès aux documents administratifs, par un courrier enregistré à son secrétariat le 13 février 2023, à la suite du refus opposé par le maire d’Estaires à sa demande de communication, par voie dématérialisée, des documents suivants : 1) le listing détaillé des aînés ayant bénéficié des colis de Noël en 2019, 2020 et 2021 ; 2) le listing détaillé des aînés ayant bénéficié des colis de Noël en 2022 ; 3) les factures de ces colis de Noël au titre des années 2019 et 2022. La commission, qui a pris connaissance des observations de l'administration, rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En premier lieu, s’agissant des documents mentionnés aux points 1) et 2), la commission a pris note de la réponse du maire lui indiquant que ces listes n’existent plus. S’il est peu probable que des colis aient été distribués quatre années de suite à une catégorie particulière d’habitants sans que des listes soient établies, la commission estime toutefois que ces documents, s'ils existent, comprennent nécessairement des informations touchant à la vie privée des bénéficiaires, en particulier leur âge, et considère par suite qu’elles ne sont communicables qu’à chaque personne intéressée pour ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc, sur ces demandes, un avis défavorable. En second lieu, s’agissant des documents mentionnés au point 3), la commission prend acte de la décision du 8 février 2023, n°452521 par laquelle le Conseil d’État a jugé que le droit de communication qu’instituent les dispositions de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales ne s’étend pas aux pièces justificatives des opérations et documents de comptabilité qu’il appartient à l’ordonnateur et au comptable public de conserver, en vertu des dispositions de l’article 52 du décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (avis n° 20230165 du 9 mars 2023). La commission en déduit que les factures sollicitées sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration sous réserve, le cas échéant, de l’occultation des mentions relevant du secret des affaires. A ce titre, le détail des prix, susceptible, en soi, de refléter la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé, doit être occulté (avis n° 20221246 et n° 20221455 du 21 avril 2022). Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à la demande sur ce point. La commission souligne enfin qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il n’apparaît pas à la commission, compte tenu de la nature et du nombre des documents demandés, que la demande de Monsieur X présenterait un caractère abusif. Elle relève, toutefois, que la commune a déjà communiqué les factures mentionnées au point 3) au titre des années 2020 et 2021 à Monsieur X. Par ailleurs, Monsieur X et son colistier ont déjà formé plusieurs demandes portant sur de très nombreux documents, et la commission a déclaré l’une d’elles abusive. La commission invite donc le demandeur à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu’il fait du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.