Avis 202307850 Séance du 25/01/2024

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 décembre 2023, à la suite du refus opposé par le maire des Adrets à sa demande de communication par courrier postal ou consultation de l'entier dossier agent de Monsieur X, dans le cadre de sa mutation, incluant les éléments suivants : 1) l'ancienneté ; 2) le grade ; 3) l'échelon ; 4) l'indice brut et l'indice majoré (IB/IM) ; 5) le compte épargne temps (CET). En l'absence de réponse exprimée par le maire des Adrets à la date de sa séance, la commission rappelle qu'aux termes de l'article 1er de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique : « Sous réserve des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et sans préjudice de l'article L114-8 du même code, les administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L300-2 dudit code sont tenues de communiquer, dans le respect de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, les documents administratifs qu'elles détiennent aux autres administrations mentionnées au même premier alinéa de l'article L300-2 qui en font la demande pour l'accomplissement de leurs missions de service public. ». Aux termes de l'article L114-8 du code des relations entre le public et l'administration, d'autre part : « I.-Les administrations échangent entre elles toutes les informations ou les données strictement nécessaires pour traiter une demande présentée par le public ou une déclaration transmise par celui-ci en application d'une disposition législative ou d'un acte réglementaire. / (...) / III.-Les administrations destinataires de ces informations ou de ces données ne peuvent se voir opposer le secret professionnel dès lors qu'elles sont, dans le cadre de leurs missions légales, habilitées à avoir connaissance des informations ou des données ainsi échangées. (...) ». La commission note toutefois que l'article L137-1 du code de la fonction publique institue une obligation de tenue du dossier individuel de chaque fonctionnaire, qui pèse sur sa collectivité de rattachement et que ce dossier « doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité ». Elle relève également qu'aux termes de l'article R411-1 du code des communes : « Il est tenu pour chaque agent soumis aux dispositions du présent titre un dossier individuel qui doit contenir toutes les pièces qui intéressent sa situation administrative. / Ces pièces sont enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. / Le dossier suit l'intéressé lorsque celui-ci prend un emploi dans une autre commune. ». La commission relève ainsi que c'est sur le fondement de l'article L137-1 du code de la fonction publique que l'article R411-1 du code des communes prévoit la transmission du dossier individuel par l'ancienne à la nouvelle commune de rattachement du fonctionnaire. Elle estime que ces dispositions fondent un régime de communication distinct entre administrations de ceux prévus aux articles 1er de la loi du 7 octobre 2016 et L114-8 du code des relations entre le public et l'administration et, partant, n'obéissant pas aux conditions et réserves prévues par ces deux régimes et ne relevant pas davantage de la compétence de la commission. Celle-ci ne peut donc que se déclarer incompétente pour connaître de la présente demande.