Avis 20230706 Séance du 09/03/2023

Madame X X, ont saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 février 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Queyssac à sa demande de copie, en leur qualité de conseillers municipaux, du procès-verbal du conseil municipal concernant l'approbation du plan local d'urbanisme (PLU) remplaçant le règlement national d'urbanisme (MARNU). La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission relève ensuite que la demande ne vise qu'un seul document, à savoir le procès-verbal du conseil municipal concernant l'approbation du plan local d'urbanisme (PLU) remplaçant le règlement national d'urbanisme (MARNU). Il ne lui apparaît pas, dès lors, que son traitement ferait en l'espèce peser sur l'autorité saisie une charge de travail déraisonnable. S'agissant de la communicabilité de ce document, la commission rappelle qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un plan local d’urbanisme, soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Si leur caractère communicable ou non dépend de l'état d'avancement de la procédure d'élaboration à la date de la demande, en revanche, à compter de l'approbation du plan local d'urbanisme par délibération du conseil municipal, l'ensemble des pièces se rapportant à ce document deviennent communicables à toute personne qui en fait la demande. En l’espèce, la commission constate, au vu de la réponse du maire de Queyssac , que le plan local d’urbanisme a été approuvé. Elle estime donc que le document demandé est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, le cas échéant, de l'article L2121-26 du CGCT. Elle émet donc un avis favorable. La commission, qui a pris note de la réponse du maire de Queyssac, rappelle, enfin, en ce qui concerne les modalités de communication, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. » Elle souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais doivent être calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.