Avis 20230110 Séance du 16/02/2023

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 janvier 2023, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental du Loiret à sa demande de communication des documents suivants la concernant : I- les éléments manquants à son dossier administratif : 1) les fiches de postes et de fonction depuis son recrutement à X en 2002, validées obligatoirement par la CAP, relatives aux postes ci-après : X ; 2) les arrêtés : X dont elle avait la responsabilité sous Madame X ; 3) les fiches de notations pour 2005 - 2007 - 2008 – 2011 ainsi que celle de 2019 ayant fait l'objet d'un recours par ses soins, le cas échéant les raisons pour lesquelles aucune suite n'a été donnée par sa hiérarchie ; 4) les attestations de formations dont elle aurait bénéficié lors de sa réintégration à X depuis mars 2019 comme indiqué dans l’enquête administrative ; 5) les pièces relatives à la saisine du comité médical supérieur, en ce compris : la saisine, l'avis du médecin de prévention ainsi que le rapport hiérarchique ; 6) les rapports des médecins de prévention ou du travail concernant la prolongation du CMO et la disponibilité d'office relatifs aux PV des séances du 5 octobre 2021 et du 5 juillet 2022 ; 7) les rapports hiérarchiques y afférents obligatoires ; II- les éléments suivants, relatifs à la déclaration de sa maladie professionnelle : 8) le rapport du docteur X, médecin de prévention, à l'origine de l'enquête administrative ; 9) le rapport de Madame X, psychologue du travail, ayant suivi sa situation de harcèlement depuis le début et qui a accompagné le docteur X lors de la visite inopinée à X ; 10) le rapport hiérarchique ; 11) l'avis des membres du CHSCT établi en cas d'accident ou de maladie professionnelle ; 12) l'avis de l'agent de prévention, en charge du document unique et des risques psychosociaux, en application de la réglementation en vigueur. 13) le rapport de l'enquêteur neutre agréé, obligatoire en application de la présomption de l'imputabilité au service ; 14) le rapport du médecin agréé, le docteur X ainsi que de ses conclusions et de son bordereau d'envoi dans les délais impartis ; 15) le guide de gestion des agents en difficulté. En l’absence de réponse du président du conseil départemental du Loiret à la date de sa séance, la commission rappelle que les documents composant le dossier administratif d’un agent public sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission estime donc que l'entier dossier est communicable et émet, dès lors, un avis favorable sur les points 1) à 4) de la demande, sous réserve qu'ils existent. En deuxième lieu, la commission rappelle que les règles de communication des pièces du dossier soumis au comité médical ou à la commission de réforme diffèrent selon que ces comités ont ou non rendu leur avis. Avant l'avis du comité médical ou de la commission de réforme, devenus conseil médical, la commission constate que la communication à l'agent du dossier soumis au comité médical est prescrite par l'article 12 du décret n° 86-442 du 16 mars 1986 pris en application de l'article 35 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 et conformément au principe général des droits de la défense. Ce dossier doit comporter le rapport du médecin agréé qui a examiné le fonctionnaire ainsi que la saisine du comité médical ou de la commission de réforme par l'autorité compétente et toutes les pièces sur lesquelles cette saisine est fondée (CE, 3 décembre 2010, n° 325813). La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant le comité médical ou de réforme. La commission relève cependant que l'article L342-2 du code des relations entre le public et l'administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d'accès de l'agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, régi sur le fondement de la loi du 11 janvier 1984 par le décret du 16 mars 1986 et s'estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que les comités médicaux n'aient rendu leur avis. Une fois l'avis du comité médical ou de la commission de réforme ou, le cas échéant, du comité médical supérieur rendu, la commission estime que le rapport de la hiérarchie et la lettre de saisine de l'employeur sont des documents administratifs communicables à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve d'en occulter d'éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l'égard de l'agent concerné par le rapport. La commission rappelle par ailleurs que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ces informations sont communiquées au demandeur ou à son représentant, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet. Une fois l'avis du comité médical rendu, les rapports du médecin du travail et du médecin agréé qui a examiné l'agent sont donc également communicables à ce dernier, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En l'espèce la commission ayant peu d'informations relatives au contexte dans lequel intervient la demande de communication dont elle est saisie pour avis, elle ne peut qu'inviter l'administration à se déterminer sur cette dernière en fonction des principes qui viennent d'être rappelés. Elle émet, dès lors, un avis favorable aux points 5) à 14) de la demande, sous les réserves susmentionnées. En dernier lieu, s'agissant du point 15) de la demande, la commission estime que ce document administratif est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point.