Conseil 20230038 Séance du 16/02/2023

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné lors de sa séance du 16 février 2023 votre demande de conseil relative au : 1) caractère communicable, aux élus uniquement ou à toute personne en faisant la demande, des enregistrements sonores des commissions préparatoires au conseil municipal ; 2) à quel moment de la procédure ces enregistrements perdent‐ils tout caractère préparatoire au regard de ces deux catégories de demandeurs ? La commission rappelle, en premier lieu, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission rappelle, en deuxième lieu, que l'article L2121-22 du code général des collectivités territoriales prévoit la possibilité pour les conseils municipaux de créer en leur sein des commissions municipales destinées à améliorer le fonctionnement du conseil municipal dans le cadre de la préparation des délibérations. Elle ajoute qu'à moins qu'ils ne présentent un caractère préparatoire, les documents produits ou reçus par ces commissions sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation des mentions protégées par les articles L311-5 et L311-6 du même code. Elle estime que l'enregistrement sonore de ces commissions sont communicables dans les mêmes conditions, dès lors qu'ils ont perdu tout caractère préparatoire, c'est-à-dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès-verbal du conseil municipal réalisé suite à ces enregistrements.