Avis 20228033 Séance du 16/02/2023

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 décembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Marseille à sa demande de copie dématérialisée de pièces de son dossier administratif personnel, même si le dossier d'origine n'existe pas sous cette forme, au lieu des photocopies, seul format autorisé par le centre communal d'action sociale. En l’absence de réponse du maire de Marseille à la date de sa séance, la Commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle relève toutefois que la saisine de Monsieur X ne porte pas sur le principe de la communication de son dossier, qui est admise par l'administration, mais sur la possibilité pour lui d'effectuer, lors de la consultation sur place de son dossier, des "scans" de pièces de son dossier et non des photocopies. A cet égard, la Commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La Commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Elle estime qu'elle n'est pas davantage tenue de mettre à disposition de l'intéressé, lors de la consultation sur place de son dossier, le matériel et les moyens permettant de numériser des documents "papier". La Commission, qui en l'espèce comprend que le dossier de Monsieur X est constitué sous format "papier", émet en conséquence un avis défavorable à la demande.