Conseil 20227935 Séance du 26/01/2023

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné lors de sa séance du 26 janvier 2023 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un administré, de l'entièreté des dossiers d'urbanisme, dont des permis de construire et déclarations préalables, y compris les dossiers incomplets, notamment les pièces retirées par le pétitionnaire car les plans ont changé, sachant que ces dernières n'ont pas servi à l'élaboration de la décision finale. La commission vous rappelle, en premier lieu, qu’elle a estimé dans son conseil de partie II n° 20181909 du 25 octobre 2018 que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, notamment la sécurité publique ou la sécurité des personnes et la protection de la vie privée, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision, expresse ou tacite, soit effectivement intervenue, soit que le pétitionnaire ait expressément renoncé à son projet. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents du dossier soumis au maire, y compris ceux qui ne sont pas mentionnés par les articles R431-5 à R431-34-1 du code de l’urbanisme, s'agissant d'un permis de construire, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, tels les avis recueillis pour l’instruction des demandes. La commission vous indique, par ailleurs, que lorsque le maire statue, au nom de la commune, par une décision expresse (favorable ou défavorable) sur une demande d’autorisation individuelle d’urbanisme, celle-ci est alors communicable sur le fondement de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, aux termes duquel : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des délibérations et des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Ce droit d’accès s’étend à l’ensemble des pièces annexées à ces actes (Conseil d’État, 11 janvier 1978, n° 04258, recueil Lebon p. 5). La commission estime que, s’agissant d’un arrêté portant permis de construire, doivent être regardées comme annexées à l’arrêté les seules pièces qui doivent obligatoirement figurer dans le dossier soumis au maire, en application du code de l’urbanisme. Les autres pièces, s’il en existe, relèvent du régime du code des relations entre le public et l'administration exposé ci-dessus La commission vous précise que, si l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales a institué un régime spécifique d'accès aux documents des communes, distinct du régime général d'accès aux documents administratifs organisé par les dispositions du code des relations entre le public et l'administration, et si les exceptions au droit d'accès prévues à l'article L311-6 de ce code ne sont pas opposables à une demande présentée sur le fondement de ces dispositions spéciales, l'exercice de ce droit d'accès particulier ne saurait faire obstacle, par principe, à la protection de secrets protégés par la loi sur d'autres fondements, tel que notamment le secret de la vie privée (CE, 17 mars 2022, n° 449620 ; Conseil d’État, 11 janvier 1978, n° 04258, recueil Lebon p. 5). En application de ces principes, la commission considère que doivent être occultés au titre du secret de la vie privée, avant toute communication, le cas échéant : - la date et le lieu de naissance du pétitionnaire ; - les coordonnées téléphoniques et l'adresse de messagerie électronique du pétitionnaire, qu'il s'agisse d'une personne morale ou d'une personne physique ; - les coordonnées téléphoniques et l'adresse de messagerie électronique de l'architecte ; - le nom et les coordonnées (adresse, téléphone et adresse de messagerie électronique) de la personne à laquelle le pétitionnaire souhaite que les courriers de l’administration (autres que les décisions) soient adressés, sauf s'il s'agit de l'architecte, à l'exception de ses coordonnées téléphoniques et de son adresse de messagerie électronique ; - le nom et les coordonnées (adresse, téléphone et adresse de messagerie électronique) du propriétaire ou du bénéficiaire de l’autorisation individuelle d’urbanisme qui doit s'acquitter de la participation pour voirie et réseaux, s'il est différent du pétitionnaire ; - la finalité du projet (logement destiné par exemple à la vente ou à la location). En revanche, la commission estime qu'il n’y a pas lieu d’occulter le nom et l'adresse du pétitionnaire, cette dernière pouvant s’avérer au demeurant nécessaire à une personne pour notifier son recours contentieux, en application de l’article R600-1 du code de l’urbanisme. Sont également communicables le nom et l'adresse de l'architecte, l'objet de l’autorisation individuelle d’urbanisme, la date d'autorisation et la déclaration d'ouverture de chantier, le cas échéant. En deuxième lieu, vous vous interrogez plus particulièrement sur la communication des plans initiaux déposés qui ont été ultérieurement modifiés ou retirés par le pétitionnaire, dans le cadre de l’évolution de son projet. La commission considère que dès lors que ces documents sont détenus par le service instructeur dans le cadre de sa mission de service public, ils constituent des documents administratifs communicables, dans les conditions et sous les réserves qui viennent d’être rappelées, quand bien même ils n’auraient pas fondé la décision de délivrer ou de refuser l’autorisation d’urbanisme sollicitée. La commission estime également qu’un dossier d’autorisation individuelle d’urbanisme déposé qui aurait donné lieu à une décision de refus, expresse ou tacite, à raison de son incomplétude ou auquel le pétitionnaire aurait ultérieurement expressément renoncé constituent également des documents administratifs soumis au droit d’accès organisé par le code des relations entre le public et l’administration. La commission vous indique qu’ils sont par conséquent communicables, dans les conditions et sous les réserves qui viennent d’être rappelées. En dernier lieu, la commission vous rappelle, à toutes fins utiles, que le courrier par lequel le service instructeur notifie au pétitionnaire une majoration, une prolongation ou une suspension du délai d’instruction, dans les conditions prévues par les articles R423-42 et suivants du code de l’urbanisme, est au nombre des pièces du dossier d’autorisation individuelle d’urbanisme. Il en va de même du courrier par lequel le service instructeur notifie au pétitionnaire la liste des pièces manquantes et l’informe des conséquences s’attachant à l’absence de production de ces pièces dans le délai imparti, dans les conditions prévues par les articles R423-38 et suivants du code de l’urbanisme. Ces documents sont communicables, dans les conditions et sous les réserves qui viennent d’être rappelées. La commission vous invite donc à communiquer au demandeur les pièces détenues par le service instructeur et manquantes lors de la consultation des dossiers en mairie, si elles existent.