Avis 20227250 Séance du 12/01/2023

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 novembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Condé-sur-l'Escaut à sa demande de communication de l’attestation officielle précisant que son client se trouve en accident de travail depuis le 1er août 2022 dans le cadre de son emploi auprès de la mairie de Condé-sur-l'Escaut. En l'absence de réponse du maire de Condé-sur-l'Escaut à la date de sa séance, la Commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative. En revanche, elle considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable laquelle doit être interprétée de façon objective. La Commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant. Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013 ; avis n° 20222850 du 23 juin 2022) et, par suite, être déclarée irrecevable. En l'espèce la Commission relève que Monsieur X a transmis à son employeur des certificats médicaux faisant état d'accidents du travail et demande une attestation de reconnaissance par l'administration de l'imputabilité au service de ses pathologies sur laquelle il n'a pas encore été statué. Elle comprend des éléments portés à sa connaissance que la présente tend en réalité à l’élaboration d'un nouveau document, qui ne peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant. La Commission ne peut dès lors que déclarer irrecevable la demande d’avis.