Conseil 20227180 Séance du 12/01/2023

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné, dans sa séance du 12 janvier 2023, votre demande de conseil relative au caractère communicable, à des élus communaux, du compte rendu intégral de l'audit qualité de vie au travail (QVT), confidentiel et à usage strictement interne, produit en 2019 par le cabinet X lors du mandat précédent. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission rappelle ensuite qu’elle considère, de manière constante qu’un rapport d’enquête ou d’audit réalisé par ou à la demande de l'autorité responsable du service public est un document administratif au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration. Ces documents sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 de ce code, à condition qu’ils soient achevés, c’est-à-dire remis à leur commanditaire, et qu’ils ne présentent pas un caractère préparatoire. Elle rappelle, en outre, que doivent être occultées avant communication, en application des dispositions de l'article L311-6 du même code, les mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée ou au secret médical de tiers, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable autre que le demandeur, ou faisant apparaître le comportement d'une personne autre que ce dernier, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. La commission considère également que les passages d'un rapport qui, sans mettre directement en cause une personne physique nommément désignée et sans révéler de manquements graves, analysent, même de façon critique, l'activité du service, sa gestion et sa situation financière, n'entrent pas dans le champ des mentions dont la divulgation serait contraire à l'article L311-6 et n’ont donc pas à être occultées. En l’espèce, la commission estime en application de ces principes que le document sur lequel vous l'interrogez, qui est relatif à la gestion du personnel de la collectivité, est un document administratif au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, soumis comme tel au droit d'accès prévu par le livre III de ce code. Elle relève que ce document, qui est achevé, comporte un certain nombre de recommandations. Elle estime toutefois, compte tenu de sa date de rédaction et en l’absence de tout élément d’information particulier porté à sa connaissance, qu'il a désormais perdu tout caractère préparatoire. Elle relève enfin que les réponses des agents communaux sont présentées de façon anonyme et estime par suite que sa communication n'est, dès lors, pas susceptible de porter atteinte aux secrets protégés par l'article L311-6 du code. En conséquence, la commission considère que le document que vous lui soumettez est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. La commission précise en outre que la mention « confidentiel » sur ce document ne permet pas de priver d'effet les dispositions de l'article L300-2 et L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration. La circonstance que le prestataire ayant établi ce rapport ait émis un avis défavorable à la communication ne saurait pas non plus obstacle à la mise en œuvre du droit d'accès prévu par la loi, dès lors qu’il ne ressort pas des pièces du dossier que ce document serait protégé par des droits de propriété littéraire et artistique, auquel cas il vous aurait appartenu, en application de l'article L311-4 du code des relations entre le public et l'administration, de solliciter l'autorisation de leur auteur avant de procéder à la communication du rapport. Enfin, la commission précise que l’administration ne saurait légalement se fonder sur les motivations réelles ou supposées du demandeur, notamment quant à la réutilisation qu’il envisage d’en faire, sur l’absence d’indication de ses motifs dans la demande ou sur l’identité du demandeur, pour refuser de procéder à la communication de documents librement communicables en application du code des relations entre le public et l’administration. La commission vous invite donc, en l’espèce, à communiquer ce document au demandeur.