Avis 20227159 Séance du 12/01/2023

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 novembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire d'Auxerre à sa demande de consultation, en sa qualité de conseiller municipal et communautaire, des documents suivants : 1) s'agissant des véhicules de la commune : a) l’ensemble des carnets de bord des véhicules affectés au cabinet du maire/président de la communauté d'agglomération de l'Auxerrois et du directeur général des services ; b) l’édition du grand livre comptable concernant les factures des badges attachés aux personnes précitées dont le télépéage depuis le 1er janvier 2022 ; c) les relevés des cartes de carburant des véhicules concernés pour les utilisateurs maire/président de la communauté d'agglomération de l'Auxerrois et du directeur général des services ; 2) s'agissant des dépenses de cabinet : a) le grand livre comptable du début d’exercice budgétaire 2022 reprenant le montant des dépenses engagées et payées par le cabinet du maire/président de la communauté d'agglomération de l'Auxerrois (et le budget annexe de l’hôtel X qui y est rattaché) depuis le début de ce mandat ; b) le budget travaux, devis et paiement des factures pour la rénovation du cabinet ; 3) le détail des frais de représentation du maire/président de la communauté d'agglomération de l'Auxerrois, ainsi que ceux de son directeur général des services en rapport aux délibérations n° 2020‐162 VA et 2020‐235 CA ; 4) les outils de contrôle de gestion instaurés par le maire/président de la communauté d'agglomération de l'Auxerrois afin de lui assurer du bon usage des cartes de crédit mises à disposition des personnels, et également les relevés de compte. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande d’observations qui lui a été adressée, le maire d’Auxerre a informé la commission qu’il n’existe aucun véhicule de fonction affecté aux cadres de la ville d’Auxerre, y compris au directeur général des services. Pour les déplacements des agents et élus, il a précisé que le cabinet dispose de trois véhicules, mais que compte tenu des usages multiples, ceux-ci ne disposent toutefois pas de carnet de bord. La commission ne peut, dès lors que déclarer la demande d'avis sans objet sur le point 1) a). La commission observe qu'il existe en revanche des relevés de télépéages et de carburant liés à ces trois véhicules. La commission estime que les documents mentionnés aux points 1) b) et c) sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application, respectivement, des articles L2121-26 du code général des collectivités territoriales et L311-1 du code des relations entre le public et l'administration sous réserve, le cas échéant, de l'occultation préalable des mentions protégées par le secret de la vie privée. Par suite, elle émet un avis favorable, sous cette réserve, au point 1) c) et, si le grand livre inclut les mentions sollicitées, au point 1) b). Concernant les dépenses du Cabinet visées au point 2), le maire d’Auxerre a informé la commission qu’il n’existe pas de budget annexe pour les dépenses liées à l’Hôtel X, ces dernières étant intégrées au budget global voté par les assemblées. La commission ne peut dès lors que déclarer sans objet la demande d’avis pour ce qui concerne l'Hôtel X. En revanche, la commission estime que le grand livre des comptes pour l’année 2022 est communicable par extrait au demandeur en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, de même que le budget des travaux de rénovation du cabinet, sous réserve de l’occultation préalable des éventuelles mentions couvertes par un des secrets protégés par la loi (CE, 27 septembre 2022, n° 452614). Elle émet donc un avis favorable aux points 2) a) et 2) b) de la demande, dans cette mesure et sous cette réserve. Elle précise, s’agissant des autres documents visés au point 2) b), que le détail des prix (prix unitaires ou détail de la décomposition d'un prix forfaitaire), susceptible, en soi, de refléter la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé, doit être occulté au titre du secret des affaires protégé par l'article L311-6 du code, de même que les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics (avis n° 20221246 et conseil n° 20221455 du 21 avril 2022). La commission émet, sous les réserves et dans les conditions ci-dessus rappelées, un avis favorable au point 2) b), en ce qu’il vise les devis et paiements des factures pour la rénovation du cabinet, dont elle comprend qu'ils ne concernent que l'attributaire. Concernant les frais de représentation visés au point 3), le maire d’Auxerre a indiqué que depuis le début de son mandat, aucune dépense n’a été effectuée à ce titre. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d’avis sur ce point en tant que portant sur des documents inexistants. Concernant enfin le point 4), le maire d’Auxerre a indiqué que les cartes de crédit mises à disposition du personnel sont sans lien avec les frais de représentation mais "sont simplement un moyen de paiement plus rapide que les mandats administratifs pour certains prestataires". La commission comprend qu’il n’existe pas d’outil de contrôle de gestion de ces cartes. En revanche, elle considère que les relevés de compte s’y rapportant sont communicables à l’intéressé, sous réserve de l’occultation préalable des éventuelles mentions couvertes par un des secrets protégés par la loi, notamment le secret des affaires dans les conditions sus-rappelées. Elle émet dès lors un avis favorable sur ce point, dans cette mesure et sous ces réserves, et déclare la demande sans objet pour le surplus. Enfin, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission prend note de la réponse du maire d'Auxerre invitant le demandeur à se rapprocher de son secrétariat afin de convenir d'un rendez-vous pour venir consulter dans son bureau les documents sollicités, en sa possession.