Avis 20226940 Séance du 12/01/2023

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 novembre 2022, à la suite du refus opposé par la maire d'Audenge à sa demande de communication, dans le cadre de la création d'un nouveau groupe scolaire, d'une copie du rapport d'étude commandé à la société X comprenant les recommandations, les avis, ainsi que les conclusions. En réponse à la demande d’observations qui lui a été adressée, la maire d'Audenge a indiqué à la commission que la société X n'a pas rédigé de rapport d’étude mais un programme à destination d’un concours restreint de maîtrise d’œuvre. Elle a indiqué à la commission que le choix de l’architecte du projet du groupe scolaire a été opéré et qu’elle allait procéder prochainement à la communication de ce document à Monsieur X. La commission relève toutefois que le demandeur a précisé que sa demande ne portait pas sur le programme du concours de maîtrise d’œuvre, mais sur une étude préalable réalisée par la société X relative au projet de restructuration du groupe scolaire et dans laquelle plusieurs scenarii étaient exposés. Par un courriel du 21 décembre 2022, porté à la connaissance de la commission, la maire d'Audenge a confirmé son refus de communiquer au demandeur ladite étude, au motif que celle-ci constituerait un « document de travail intermédiaire » ayant concouru à la réalisation du programme du concours de maîtrise d’œuvre et ne revêtirait pas le caractère d’un document administratif. La commission rappelle, à ce titre, que l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration dispose que : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions ». De plus, aux termes des 1er et 2e alinéas de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». En application de ces dispositions, la commission distingue ainsi deux types de documents : - les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant. - les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent. En l’espèce, la commission comprend des éléments portés à sa connaissance que l’étude sollicitée qui visait à arrêter le programme du concours de maîtrise d’œuvre a perdu son caractère préparatoire dès la publication dudit programme lors du lancement de la procédure de consultation relative au choix de l’architecte du projet du groupe scolaire. Elle émet, par suite, avis favorable à la demande.