Avis 20224463 Séance du 08/09/2022

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 juillet 2022, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier de Saintonge (Saintes) à sa demande de communication, au format dématérialisé, dans le cadre d'une requête en annulation auprès du tribunal administratif de Poitiers, d'une copie de l'intégralité des documents contenus dans son dossier administratif, X. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur du centre hospitalier de Saintonge a indiqué à la commission que le traitement de la demande de Monsieur X est en cours, mais que son dossier est volumineux et uniquement en format papier et, en outre, que l'équipe en charge des ressources humaines est en effectifs réduits. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve qu’aucune procédure disciplinaire ne soit en cours. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle en outre qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission émet donc un avis favorable à la communication à l'intéressé des documents demandés, sous les réserves et dans les conditions mentionnées ci-dessus.