Avis 20224414 Séance du 22/09/2022

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 juillet 2022, à la suite du refus implicite opposé par le ministre des Armées à sa demande d’ampliation de l'entier dossier militaire de son grand-père, Monsieur X, né le X à X. La commission rappelle que les documents d’archives publiques sont librement communicables, à l'exclusion de ceux dont la communication porterait atteinte à des intérêts protégés par la loi et dont l'article L213-2 du code du patrimoine fixe les délais d'incommunicabilité. Elle précise, à cet égard, que ce délai s'établit à vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret médical. Il s'élève à cinquante ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier lorsque est en cause la protection de la vie privée. Dans le cas où le dossier ne serait pas librement communicable, l’instruction d’une procédure d’autorisation d’accès anticipé par dérogation demeure possible, selon les dispositions de l’article L213-3 du même code. En l'espèce, la commission émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande et prend note de l'intention manifestée, conformément à la réponse du ministre des armées, de procéder à la transmission des documents demandés au demandeur, après acceptation de sa part du devis de reproduction et règlement de la somme correspondante. La Commission rappelle qu'aux termes de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L. 311-6. » En application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.