Avis 20223575 Séance du 07/07/2022

Maître X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 mai 2022, à la suite du refus opposé par le maire de la Chapelle-Villars à sa demande de copie, par courrier électronique, ou, à défaut, par voie postale, des documents suivants concernant le projet de son client sur la commune consistant en la réhabilitation du Château de Villars, de ses dépendances, ainsi que la création de 12 écolodges et de ses aménagements extérieurs, en un établissement hôtelier, pour lequel la commune a informé son client qu'elle avait missionné le cabinet X pour l'élaboration de la déclaration de projet emportant mise en compatibilité du Plan local d'urbanisme (PLU), car selon elle le projet de réhabilitation du château relève d'une unité touristique nouvelle : 1) l’intégralité du dossier de demande de permis de construire X ; 2) l’intégralité du dossier de demande de permis de construire X ; 3) l’intégralité du dossier de demande de l'autorisation de travaux X ; 4) l’intégralité de l’ancien dossier de demande de permis de construire X ; 5) l’intégralité des pièces complémentaires qui ont pu être transmises postérieurement au dépôt des dossiers précités ; 6) l’accusé de réception de l’abandon du changement de destination concernant le X puis la classification sans suite de cette demande ;. 7) l’intégralité des communications (courriers, courriels, comptes rendus de réunions) entre la mairie de la Chapelle Villars et la préfecture concernant la création d’une unité touristique nouvelle locale (UTNL) dans la commune ainsi que concernant la déclaration de projet emportant mise en compatibilité du PLU pour le projet porté par son client ; 8) l’intégralité des communications de la mairie et de la préfecture avec le cabinet X missionné pour élaborer la déclaration de projet emportant mise en compatibilité du PLU. La Commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de la Chapelle Villars, rappelle, en premier lieu, qu'une demande d'accès aux documents administratifs ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. La Commission rappelle ensuite qu’en vertu du principe de l'unité du dossier, l'ensemble des pièces du dossier au vu duquel une autorisation individuelle d’urbanisme est délivrée, qu'elles émanent du pétitionnaire ou aient été élaborées par l'administration, revêtent le caractère de documents administratifs au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, sans qu'y fasse obstacle la circonstance que ces documents ne figurent pas sur la liste des pièces devant obligatoirement y figurer. Cette communication doit toutefois se faire dans le respect des dispositions de l’article L311-6 du même code. En particulier, la Commission estime que la transmission des actes notariés ou documents d'état civil contenus dans ces dossiers ne peut se faire qu’après occultation de toutes les mentions révélant des aspects de la vie privée des personnes qui y sont citées (adresse, date et lieu de naissance, statut marital et nom du conjoint, déclaration des parties sur leur capacité). Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents visés aux points 1) à 6), sous réserve qu'ils ne revêtent pas un caractère préparatoire. La Commission relève que les documents visés au point 7) s'inscrivent dans la procédure de création d'une unité touristique nouvelle régie par les articles L145-9 et suivants du code de l'urbanisme, sur le territoire de la commune de la Chapelle-Villars. Elle note, par ailleurs, que le dossier de demande d'autorisation doit comporter un rapport précisant en détail les incidences prévisibles du projet sur l'environnement et comporte, de fait, des informations relatives à l'environnement au sens de l'article L124-2 du code de l'environnement. Elle en déduit que l'administration ne saurait se prévaloir du caractère préparatoire de ces documents pour s'opposer à leur communication. Enfin, la Commission rappelle qu’en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d’urbanisme (PLU), soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens du livre III du code des relations entre le public et l’administration. Mais les modalités du droit d'accès varient au cours du temps, en fonction de l’état d’avancement de la procédure en cause selon le calendrier suivant. Pendant la préparation du PLU par un groupe de travail, la communication des documents directement liés à la préparation du projet relève du livre III du code des relations entre le public et l’administration, sur le fondement duquel ils revêtent un caractère préparatoire et ne sont donc pas, temporairement, communicables. Ainsi, les documents du groupe de travail chargé de préparer le PLU, et notamment ses procès-verbaux, ne sont pas communicables jusqu'à l'achèvement de sa mission. Il en va de même, au cours de cette période, pour la plupart des documents détenus par l'administration locale, comme l'avant-projet de PLU dans ses différentes composantes (rapport de présentation, projet d'aménagement et de développement durable, orientations d'aménagement relatives à des quartiers ou à des secteurs, règlement, documents graphiques et annexes) et versions successives, mais également du « porter à connaissance » adressé par les services de l’État. En revanche, durant la même période, tous les autres documents restent communicables, qu’il s’agisse du dossier relatif à l'ancien plan d’occupation des sols (POS) ou PLU toujours en vigueur, de la délibération du conseil municipal décidant de l'adoption ou de la révision du PLU (ainsi que la mention éventuelle de cette délibération dans les journaux régionaux), de la convention éventuellement passée par la commune avec l'État afin de mettre à sa disposition les services de l’État pour l'élaboration du PLU, des échanges de courriers que le projet a pu susciter entre la municipalité et les services de l'État. Entre l’adoption du projet par le groupe de travail et la délibération du conseil municipal « arrêtant » ce projet, les procès-verbaux du groupe de travail deviennent alors communicables. En revanche, les documents contenus dans le dossier d'élaboration ou de révision du PLU présenté au conseil municipal, demeurent préparatoires et ne sont pas communicables tant que le conseil municipal ne s'est pas prononcé. Après l’adoption de cette délibération et avant l’ouverture de l’enquête publique, deviennent communicables le projet de PLU et les prescriptions préfectorales, en particulier le « porter à connaissance ». Les documents qui résultent de l'enquête publique, notamment le rapport et ses annexes, les conclusions du commissaire enquêteur et les registres mis à la disposition du public ne sont, en principe, communicables qu’à la clôture de l’enquête publique. Les informations relatives à l’environnement, au sens de l’article L124-2 du code de l’environnement, sont toutefois communicables selon les modalités particulières prévues par les articles L124-1 et suivants du même code. L'approbation du PLU, enfin, lève tout secret sur les pièces du dossier qui n'ont pas été révélées au public lors des précédentes phases de la procédure. La Commission, qui ne dispose pas d'information quant à l'avancement de la procédure de révision du PLU, estime que les documents visés au point 8) sont communicables, dans les conditions et sous les réserves précitées, à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable.