Avis 20222970 Séance du 23/06/2022

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 mai 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Clermont-Ferrand à sa demande de communication, par courrier postal ou par voie électronique, d'une copie de l'acte de naissance de Madame X, née X dans la commune, sachant que l'administration impose au demandeur de reformuler sa demande via le site « service‐public.fr » ou par courrier postal. En l'absence de réponse du maire de Clermont-Ferrand à la date de sa séance, la commission rappelle qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, des documents sollicités qui constituent des documents d’archives publiques, au sens de l’article L.211-1 de ce même code. Elle rappelle, en outre, que l’acte d’état civil sollicité est librement communicable à toute personne qui en fait la demande dès lors qu’il a plus de soixante-quinze ans, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine, cité à l’article 26 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil. Elle ajoute que les conditions énoncées à l’article 29 du même décret pour obtenir des copies intégrales d’actes ne concernent que les actes de moins de soixante-quinze ans, les actes de plus de soixante-quinze ans étant librement communicables sans condition. La communication des documents librement communicables s’effectue selon les modalités pratiques prévues à l’article L213-1 du code du patrimoine et L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission rappelle qu'aucun formalisme n'est prescrit par le livre III du code des relations entre le public et l’administration pour les demandes de communication d'un document administratif adressées aux autorités administratives. Une demande peut donc être formée oralement et l’administration ne peut, en principe, subordonner la communication d'un document à la présentation d'une demande sous une forme particulière (saisine écrite, saisine via son site internet), sauf considérations tirées de la continuité et du bon fonctionnement du service public. A cet égard, la commission rappelle qu’en vertu de ces dispositions, l'accès aux archives publiques s'exerce, au choix du demandeur, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé. Elle souligne que ce principe de libre choix souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds. La tarification doit être conforme à l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration. En application de ces principes, la commission estime que le demandeur doit être regardé comme ayant valablement saisi le maire de Clermont-Ferrand d’une demande tendant à l’envoi d’une copie de l’acte de naissance sollicité. Cette collectivité, n’est, dès lors, pas fondé à exiger de sa part qu’il réitère sa demande via le site « service‐public.fr » ou par courrier postal. La commission émet donc un avis favorable à la demande.