Avis 20221881 Séance du 12/05/2022

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 mars 2022, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier intercommunal nord Ardennes à sa demande de communication, par courrier électronique ou, à défaut, par courrier postal des documents suivants : 1) l'enregistrement sonore de sa conversation téléphonique avec le centre 15 rattaché à l'établissement, en date du vendredi 4 février 2022 entre 19 h et 20 h, ainsi que sa transcription écrite si elle existe ; 2) les documents établis durant cet appel ou à sa suite immédiate, notamment les éléments administratifs ou médicaux saisis dans toute application informatique utilisée par le centre 15. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur du centre hospitalier intercommunal nord Ardennes a informé la commission qu'il avait indiqué, par un courrier du 18 avril 2022, à Madame X qu'elle n'avait pas complété le formulaire d'accès aux documents demandés qui lui a été adressé le 21 février 2022 et qu'à réception de ce formulaire complété, une copie des documents demandés lui sera adressée à ses frais. La commission rappelle, tout d'abord, que les enregistrements sonores des communications téléphoniques passées entre un service de secours et un appelant, constituent des documents administratifs au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration. Elle relève ensuite que dès lors qu'ils comportent des informations dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée ou au secret médical, qu'ils contiennent des appréciations ou des jugements de valeur sur des personnes physiques, nommément désignées ou facilement identifiables, ou bien encore qu'ils font apparaître le comportement d'une personne dont la divulgation pourrait porter préjudice à cette personne, ces enregistrements ne peuvent, en application de l'article L311-6 du même code, être communiqués qu'aux intéressés. La commission entend, par personne intéressée, non seulement la personne qui a contacté les secours, mais également la victime de l'accident. La commission, qui comprend de la demande que Madame X cherche à obtenir communication de l'appel qu'elle a elle-même passé au service de secours, estime que l'enregistrement et les documents qui en ont résulté lui sont communicables en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration dans la mesure où ils ne peuvent comporter que des informations qu'elle a elle-même fournies. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents demandés. La commission relève, par ailleurs, que la demande porte en l'espèce sur les modalités de communication. Elle rappelle qu'aucun formalisme n'est prescrit par le livre III du code des relations entre le public et l’administration pour les demandes de communication d'un document administratif adressées aux autorités administratives. Une demande peut donc être formée oralement et l’administration ne peut, en principe, subordonner la communication d'un document à la présentation d'une demande sous une forme particulière (saisine écrite, saisine via son site internet), sauf considérations tirées de la continuité et du bon fonctionnement du service public. Elle relève, en outre, que l’article R1111-1 du code de la santé publique prévoit seulement qu’ « Avant toute communication, le destinataire de la demande s'assure de l'identité du demandeur et s'informe, le cas échéant, de la qualité de médecin de la personne désignée comme intermédiaire ». En revanche, aucune disposition législative ou réglementaire n'exige le renvoi d'un formulaire, si la demande initiale comporte toutes les informations nécessaires. Au cas d'espèce, la commission émet, en application de ces principes, un avis favorable à la demande, sans que la demanderesse ait à remplir un formulaire particulier. Elle rappelle, enfin, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.