Avis 20221801 Séance du 12/05/2022

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 mars 2022, à la suite du refus opposé par le préfet de la Vendée à sa demande de communication, par voie dématérialisée, l'administration proposant la seule consultation sur place, de l'intégralité des documents contenus dans le dossier de son client, à qui a été opposé un refus de titre de séjour le 26 juillet 2021 sous la référence 2021-1000. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le préfet de la Vendée a informé la commission que, ne disposant pas des documents demandés sous forme électronique, il avait proposé à Maître X de les consulter sur place, à charge pour cette dernière de choisir le jour et l'horaire de consultation. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier (conseil n° 20180003 du 17 mai 2018). Par conséquent, la commission émet un avis défavorable à la demande, telle que présentée, et invite Maître X à consulter sur place les documents demandés, ainsi que le lui a proposé le préfet de la Vendée, ou à en demander la délivrance d'une copie sur un support papier. A ce titre, la commission rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.