Avis 20221631 Séance du 21/04/2022

Madame X, pour l'association X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 mars 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Murat à sa demande de copie, par courrier électronique, des documents suivants : 1) les bordereaux concernant les fermages des terres agricoles des sections pour les années 2018, 2020, 2021 ; 2) les pièces comptables 2021 concernant la gestion des sections de la commune nouvelle de Murat ; 3) toutes délibérations 2021 ayant trait à la gestion des sections ; 4) la convention « CEN » ; 5) le relevé de propriété des différents sections. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Murat a indiqué à la Commission que les documents mentionnés aux points 1) et 2) ont été transmis à Madame X par courriers électronique du 2 mars 2021 et du 28 février 2022, dont une copie a été transmise à la Commission, à l'exception des bordereaux relatifs à l'année 2021, qui n'ont pas encore été émis. La Commission ne peut dès lors que déclarer la demande sans objet sur ce point en tant que portant sur des documents communiqués ou inexistants. S'agissant des documents mentionnés au point 3), la commission constate qu'ils sont disponibles sur le site internet de la commune à l'adresse suivante : https://www.murat.fr/article_99_1_deliberation-2021_fr.html Ayant ainsi fait l'objet d'une diffusion publique, ils ne rentrent plus dans le champ du droit à communication, en application de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration. La Commission déclare, par suite, la demande irrecevable sur ce point. S'agissant du document cité au point 4), le maire de Murat a précisé à la Commission qu'aucune « convention CEN » n'a été établie pour les sections de commune. La Commission ne peut dès lors que déclarer la demande sans objet sur ce point. Enfin, s'agissant des documents demandés au point 5), le maire de Murat a exposé à la Commission qu'ils ne sont pas disponibles au format numérique mais uniquement au format papier, et qu'un rendez-vous a été proposé à Madame X pour qu'elle puisse les consulter en mairie, par courriel du 2 mars 2021. La Commission en prend note et rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit encore par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. La Commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. En l’espèce, la Commission relève que les documents sollicités n’existent pas sous le format électronique sollicité par la demanderesse. Elle relève que cette dernière est fondée, le cas échéant, à obtenir alternativement une copie des documents sous format papier, après acquittement préalable des frais de reproduction. Elle émet en conséquence un avis favorable sur ce point et invite Madame X à préciser les modalités de communication qu'elle privilégie compte tenu de la proposition qui lui a été faite de venir consulter les documents sur place.