Avis 20221262 Séance du 21/04/2022

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 février 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Genêts à sa demande de communication, de préférence par voie électronique, d'une copie des documents suivants : 1) le compte rendu du conseil municipal du 19 janvier 2022 ; 2) le procès-verbal des débats du conseil municipal du 19 janvier 2022 ; 3) tout acte, contrat, promesse de contrat ou autorisation unilatérale par lequel la commune a autorisé ou promis d’autoriser la société Bouygues Telecom à occuper la parcelle communale cadastrée section X ; 4) tous les échanges intervenus entre la société X (incluant ses commis, préposés ou mandataires) et la commune, ses agents et ses élus, entre le 1er juin 2021 et ce jour, sur quelque support que ce soit (courrier, courriel…) ; 5) l’entier dossier de déclaration préalable de travaux (DP) déposé par la société X concernant les travaux sur la parcelle cadastrée section X ; 6) le récépissé de cette déclaration préalable ; 7) l'éventuel courrier adressé par la commune relatif à la prolongation du délai d’instruction de cette déclaration préalable ; 8) les avis rendus par les différentes autorités consultées au sujet de cette déclaration préalable ; 9) l’éventuelle décision de non-opposition à cette déclaration préalable. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Genêts a informé la commission que les documents suivants : compte rendu du conseil municipal, délibération, échanges de mails, brouillon d’une convention, récépissé de dépôt de la déclaration de travaux et arrêté de retrait de ladite déclaration, ont été communiqués à la demanderesse, par courriel du 18 mars 2022, dont il a joint une copie. La commission, qui comprend que ces documents correspondent aux points 1), 3), 4) et 6), déclare, dès lors, la demande d’avis sans objet dans cette mesure. Elle relève, toutefois, que n’a pas été transmis l’ensemble des documents sollicités. Elle rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. A ce titre, la commission précise à toutes fins utiles que si le code général des collectivités territoriales ne définit pas la portée du procès-verbal pour ce qui concerne les communes, en ce qui concerne les conseils départementaux et les conseils régionaux, les articles L3121-13 et L4132-12 du code prévoient, en des termes identiques, que « Le procès-verbal de chaque séance, rédigé par un des secrétaires, est arrêté au commencement de la séance suivante, et signé par le président et le secrétaire./ Il contient les rapports, les noms des membres qui ont pris part à la discussion et l'analyse de leurs opinions. » La commission en déduit que le procès-verbal du conseil municipal, qui a pour objet d'établir et de conserver les faits et décisions des séances du conseil municipal dans une visée d’information du public et du préfet chargé du contrôle de légalité, se distingue du compte rendu, document a priori plus succinct, qui retrace les décisions prises par le conseil municipal sur les affaires inscrites à l'ordre du jour, sans détailler les débats, qui doit être affiché dans les huit jours du conseil municipal en application des dispositions de l'article L2121-25 de ce code, le compte rendu pouvant néanmoins tenir lieu de procès-verbal s’il est suffisamment précis (Voir ce en ce sens CE, 5 décembre 2007, Cne de Forcalqueire). Elle émet, dès lors, un avis favorable à la demande en son point 2), si ce document existe. S’agissant du surplus, la commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les déclarations de travaux, sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que l'autorité compétente ait renoncé à son projet. La commission indique, en second lieu, que lorsque le maire statue, au nom de la commune, par une décision expresse (favorable ou défavorable) sur une demande d’autorisation individuelle d’urbanisme, celle-ci est alors communicable sur le fondement de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, aux termes duquel : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Ce droit d’accès s’étend à l’ensemble des pièces annexées à ces actes (Conseil d’État, 11 janvier 1978, n° 04258, recueil Lebon p. 5). La commission estime que, s’agissant d’une déclaration préalable de travaux, doivent être regardées comme annexées à l’arrêté les seules pièces qui doivent obligatoirement figurer dans le dossier soumis au maire, en application des articles R431-35 à R431-37 du code de l’urbanisme. Les autres pièces, s’il en existe, relèvent du régime du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet un avis favorable à la communication des documents demandés aux points 5), 7), 8) et 9) , s’ils existent, sous ces réserves.