Conseil 20221255 Séance du 21/04/2022

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné, lors de sa séance du 21 avril 2022, votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents suivants : 1) au père d'un enfant inscrit dans une crèche gérée par la communauté de communes, en situation de rupture conjugale conflictuelle avec son épouse et en situation irrégulière sur le territoire français, afin d'obtenir le renouvellement de son titre de séjour, de la copie de la page du carnet de santé attestant des vaccinations obligatoires que les parents doivent fournir dans le dossier d'inscription de l'enfant ; 2) à l'avocat d'une mère de famille, en situation de divorce conflictuel avec le père de ses deux enfants inscrits à la cantine et à l’accueil de loisirs sans hébergement, de deux informations préoccupantes adressées par la communauté de communes aux services de la protection maternelle infantile du département, pour relater des constations de suspicion de maltraitance de ces enfants lors de périodes de garde du père. En ce qui concerne la demande visée au point 1) : La commission estime que le document sollicité est communicable à l'élève concerné ou au titulaire de l'autorité parentale lorsque la personne intéressée est mineure pour la seule partie qui le concerne en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation préalable des mentions relevant de la vie privée de tiers, des mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique tierce, nommément désignée ou facilement identifiable et des mentions révélant de la part d'une telle personne un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice. Elle vous précise également qu'il résulte de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, que l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit enfin, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé, par publication des informations en ligne. La commission considère toutefois que dans l'hypothèse où la demande concerne des documents communicables au seul intéressé, en vertu de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, les administrations sont fondées à subordonner la communication à la vérification préalable de l'identité du demandeur, si celle-ci fait un doute. En l’espèce, la circonstance que l’intéressé soit en situation irrégulière ne fait pas obstacle à la communication des documents sollicités, si vous estimez que son identité ne fait pas de doute. Par ailleurs, et en l'absence d'éléments particuliers de nature à laisser penser que le demandeur ne serait pas titulaire de l'autorité parentale à l'égard de son enfant mineur, la commission estime, en l'état des informations en sa possession, que les documents visés au point 1) sont communicables, sous les réserves précitées. En ce qui concerne la demande visée au point 2) : La commission vous rappelle que la divulgation du document contenant le signalement révèle le comportement de son auteur dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice. La commission en déduit que lorsque ce signalement est le fait d'une personne physique, et non pas celui d’une autorité administrative agissant dans l’exercice de sa compétence pour diriger et organiser le service en édictant des actes en son nom, le document est communicable à elle seule, à l'exclusion des personnes visées par l'information préoccupante, à moins que des occultations ne permettent d'interdire l'identification de son auteur. A l'inverse, elle estime que, dans l'hypothèse où une autorité administrative procède, dans l’exercice de sa compétence pour diriger et organiser le service en édictant des actes en son nom, au signalement d'une personne (agent, usager, tiers), seule la personne qui est l’objet de ce signalement a la qualité d'« intéressé » au sens du texte précité. La commission en déduit qu'un tel signalement est communicable à la personne visée par lui, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation des mentions faisant apparaître le comportement de personnes tierces dont la divulgation serait susceptible de leur porter préjudice. Dès lors que le signalement vise le père de l’enfant, la commission estime que ce document n’est pas communicable à la mère du jeune mineur ou à son conseil.