Avis 20221004 Séance du 21/04/2022

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 février 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Salon-de-Provence à sa demande de copie, par courrier électronique, sachant que la mairie impose de les adresser par envoi postal, des actes d'état civil suivants : 1) l'acte de naissance de Madame X le X ; 2) l'acte de décès de Monsieur X leX. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Salon-de-Provence a informé la commission avoir d’ores et déjà procédé à la communication des documents sollicités. La commission relève, toutefois que cette transmission a été opérée par voie postale alors que la demande porte sur une demande de communication par courrier électronique. La commission rappelle que la communication des actes d'état civil est régie d'une part par le décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil et, d'autre part, par les dispositions du chapitre III du titre Ier du livre II du code du patrimoine auquel il renvoie. Il résulte de ces dispositions qu’une demande ayant pour objet un acte d’état civil devenu communicable de plein droit en application du code du patrimoine doit être regardée comme tendant à la communication d’un document d’archives publiques, dont l'accès se fait dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. Cet article dispose que l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration soit par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions définies par décret, soit enfin par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique. Ainsi, une commune ne peut pas imposer à un demandeur une communication par courrier d'une copie d'un acte d'état civil librement communicable, si ce document existe sous forme électronique. Par suite, la commission émet un avis favorable à la communication des documents sollicités, par voie électronique, sous réserve qu'ils existent sous cette forme.