Avis 20220692 Séance du 31/03/2022

Madame X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 février 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Paul à sa demande de communication de la liste des agents des catégories A, B, et C, relevant de la ville, du centre communal d'actions sociales, de la caisse des écoles de Saint-Paul et de la régie relative à la réserve naturelle nationale de l'étang Saint-Paul, qui ont bénéficié du dispositif de la titularisation au titre de l'année 2021-2022. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En l'absence de réponse du maire de Saint-Paul à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, que si la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, des noms, prénoms, grade, position statutaire et affectation des agents. Le motif de leur recrutement, ainsi que leur qualité (titulaire, stagiaire ou contractuel notamment), est également communicable. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, etc.) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission précise, en outre, que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). En application de ces principes, la commission estime que la liste des agents d'un organisme public, quelle que soit leur situation administrative (titulaire, stagiaire ou contractuel) ne faisant apparaître que les mentions souhaitées par le demandeur constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet, dès lors, un avis favorable à la communication du document sollicité, sous réserve qu'il existe ou qu'il puisse être établi au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant.