Avis 20220531 Séance du 10/03/2022

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 janvier 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Vignemont à sa demande de communication, à la suite de premières consultations partielles dans les locaux de la mairie, des documents suivants : 1) les budgets primitifs et les comptes administratifs de la commune de l'année 2008 à l'année 2018 ; 2) les permis de construire, de démolir, de clôture, les déclarations préalables, les certificats d'urbanisme dit « b » autorisés ou refusés sur la commune, de l'année 2008 à ce jour, sans occultation des données personnelles des personnes concernées. 1. Sur l'objet et la recevabilité de la demande. D'une part, la commission prend note des observations du maire de Vignemont selon lesquelles l'état actuel des archives de la commune de Vignemont ne lui permet pas de produire des éléments complets et fiables en raison de la dispersion des documents. Elle prend également note de ce que, compte tenu des conditions de conservation de ces archives, certaines pourraient être détruites ou manquantes. Elle prend enfin note de l'ampleur du travail requis pour le traitement de ces archives ainsi que son coût. La commission ne peut que déclarer sans objet la demande en ce qu'elle porterait sur des documents détruits ou ayant disparu. En revanche, elle précise que ces circonstances sont sans incidence sur le droit de Monsieur X à obtenir la communication des documents qui existent toujours et n'ont pas été perdus. En effet, il appartient à la mairie de Vignemont de faire le nécessaire, notamment par la remise en état de ses archives, afin qu'une communication effective puisse avoir lieu. La commission rappelle, à cet égard, que lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, surtout dans des circonstances telles que celles de l'espèce où l'accès aux documents s'avère complexe, l'administration est fondée à étaler dans le temps la communication de manière à préserver le bon fonctionnement des services. D'autre part, la commission relève que Monsieur X a, par son courrier du 27 septembre 2021 dont il se prévaut dans sa saisine, demandé la consultation en mairie des documents visés au points 1) et 2) de la demande. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Vignemont a également informé la commission de ce qu'à l'occasion de cinq visites en mairie, Monsieur X avait pu consulter certains des documents visés au point 2) de la demande des années 2019 à 2021. La commission relève que Monsieur X reconnaît d'ailleurs l'existence de premières consultations dans les locaux de la mairie. Elle ne peut que déclarer irrecevable la demande, dans cette mesure. 2. Sur le droit de communication. La commission considère que les documents visés au point 1) de la demande sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. S'agissant des documents visés au point 2) de la demande, la commission rappelle que lorsque le maire statue, au nom de la commune, par une décision expresse (favorable ou défavorable) sur une demande d’autorisation individuelle d’urbanisme, celle-ci, si elle existe, est alors communicable sur le fondement de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, aux termes duquel : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Ce droit d’accès s’étend à l’ensemble des pièces annexées à ces actes (Conseil d’État, 11 janvier 1978, n° 04258 Commune de Muret, recueil Lebon p. 5). La commission estime que, s’agissant d’un arrêté portant permis de construire, doivent être regardées comme annexées à l’arrêté, les seules pièces qui doivent obligatoirement figurer dans le dossier soumis au maire, en application des articles R431-5 à R431-34-1 du code de l’urbanisme. Les autres pièces, s’il en existe, sont également communicables, après occultation des mentions relevant de la vie privée en application des dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En application de ces principes, la commission considère que doivent être occultés avant toute communication : - la date et le lieu de naissance du pétitionnaire ; - les coordonnées téléphoniques et l'adresse de messagerie électronique du pétitionnaire, qu'il s'agisse d'une personne morale ou d'une personne physique ; - les coordonnées téléphoniques et l'adresse de messagerie électronique de l'architecte ; - le nom et les coordonnées (adresse, téléphone et adresse de messagerie électronique) de la personne à laquelle le pétitionnaire souhaite que les courriers de l’administration (autres que les décisions) soient adressés, sauf s'il s'agit de l'architecte, à l'exception de ses coordonnées téléphoniques et de son adresse de messagerie électronique ; - le nom et les coordonnées (adresse, téléphone et adresse de messagerie électronique) du propriétaire ou du bénéficiaire du permis de construire qui doit s'acquitter de la participation pour voirie et réseaux, s'il est différent du pétitionnaire ; - la finalité du projet (logement destiné par exemple à la vente ou à la location). En revanche, la commission estime qu'il n’y a pas lieu d’occulter le nom et l'adresse du pétitionnaire, cette dernière pouvant s’avérer au demeurant nécessaire à une personne pour notifier son recours contentieux contre le permis de construire, en application de l’article R600-1 du code de l’urbanisme. Sont également communicables le nom et l'adresse de l'architecte, l'objet du permis de construire, la date d'autorisation et la déclaration d'ouverture de chantier. Elle estime, sous les réserves ainsi rappelées, que les documents demandés, s'ils existent toujours et n'ont pas d'ores et déjà été consultés par Monsieur X, lui sont communicables. 3. Sur le caractère abusif de la demande. Le maire de Vignemont a indiqué à la commission qu’il considérait la demande de Monsieur X comme abusive. La commission rappelle toutefois qu'une demande peut-être regardée comme abusive lorsqu'elle a pour objet de perturber le bon fonctionnement de l’administration sollicitée ou lorsqu'elle aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose (CE, n° 420055, 422500, Ministre de la culture c/ Société pour la protection des paysages et l’esthétique de la France, 14 novembre 2018). Elle peut également être regardée comme abusive lorsque le traitement de la demande fait peser sur l’administration une charge excessive eu égard aux moyens dont elle dispose et à l’intérêt que présenterait, pour le demandeur, le fait de bénéficier, non de la seule connaissance des éléments communicables, mais de la communication des documents occultés eux-mêmes (CE, n° 426623, Association contre l'extension et les nuisances de l'aéroport de Lyon-St-Exupery du 27 mars 2020). Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont donc pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. La commission prend note que le demandeur a sollicité à plusieurs reprises la commune de Vignemont pour la communication de documents administratifs et a déjà pu, à cinq reprises, consulter les archives de la commune s'agissant des documents sollicités par la présente demande. Toutefois, en l'espèce, compte tenu de l'objet de la demande , qui vise des documents de même nature qui ne nécessitent aucune occultation préalable ou des occultations restreintes, et du nombre a priori limité de pièces concernées compte tenu de leur objet et de la taille de la commune, la commission estime que la demande ne présente pas un caractère abusif. Elle relève, à cet égard, que les difficultés susmentionnées d'accès aux archives, d'identification et donc de communication des documents demandés ne sauraient être opposées au demandeur. Elle souligne à nouveau, à toutes fins utiles, que si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Elle émet donc, sous les réserves susmentionnées s'agissant du point 2) de la demande et pour les documents existant et n'ayant pas été consultés, un avis favorable. Elle invite toutefois Monsieur X à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'il fait du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.