Avis 20220485 Séance du 12/05/2022

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 31 janvier 2022, à la suite du refus opposé par la ministre des armées à sa demande de communication d'une copie de son entier dossier militaire. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la ministre des armées a indiqué à la commission que le bureau maritime des matricules, par un courrier du 27 janvier 2022 au demeurant joint par l'intéressé à sa saisine, a adressé à Monsieur X une copie de la fiche matricule récapitulant ses services effectués au sein de la marine nationale, en lui notifiant qu'il ne disposait d'aucun autre élément le concernant, et que les autres documents qui composent son dossier militaire lui seraient communiqués par le centre des archives du personnel militaire de Pau, lorsqu’il se sera acquitté du paiement des frais de reproduction conformément à l’arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document administratif. D'une part, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. D'autre part, la commission rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Dans ces conditions, la commission émet donc un avis favorable à la communication des documents de son dossier qui n'ont pas encore été transmis à Monsieur X et prend note de l'intention de la ministre des armées de lui transmettre ces documents après que celui-ci se sera acquitté du paiement des frais de reproduction exigibles en application des dispositions rappelées ci-dessus.