Avis 20220338 Séance du 10/03/2022

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 janvier 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Houilles à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller municipal, des documents relatifs aux travaux de réalisation des nouveaux bureaux dans la mairie : 1) les plans et le détail des travaux effectués ; 2) les factures des entreprises intervenantes ; 3) les pièces « Ressources humaines » qui établissent les coûts du travail en régie assuré par les agents municipaux ; 4) les factures des mobiliers et matériels informatiques dédiés. La commission, qui a pris connaissance des observations du maire de Houilles, rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission précise, en outre, que le livre III du code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267). Par conséquent, lorsque la demande est trop imprécise pour permettre à l'administration saisie, compte tenu des moyens dont elle dispose, d'identifier les documents souhaités, cette dernière est en droit d'indiquer au demandeur que sa demande excède les limites fixées au droit d'accès prévu par le code précité et de l'inviter, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents en lui adressant une nouvelle demande. La commission considère, en l’espèce, que la demande, qui porte sur divers documents en lien avec les travaux de réalisation de nouveaux bureaux dans la mairie, est formulée de manière suffisamment précise pour permettre à l’autorité saisie d’identifier ces documents. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Houilles a informé la commission, en premier lieu, que le document mentionné au point 3) n’existe pas. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ce point. En deuxième lieu, la commission estime que les documents administratifs cités au point 1) de la demande sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. En troisième et dernier lieu, la commission estime que les factures mentionnées aux points 2) et 4) de la demande sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet, dès lors, également un avis favorable sur ces points. La commission souligne, enfin, qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif.