Avis 20220226 Séance du 17/02/2022

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 janvier 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Rillieux-la-Pape à sa demande de communication, en sa qualité de conseillère municipale, des élements suivants relatifs au paysage scolaire (écoles primaires et maternelles) communal : 1) le montant du forfait communal, pour les écoles maternelles et primaires, depuis 2012 ; 2) les subventions de fonctionnement accordées, depuis 2012, par école et, lorsqu’il y a eu bascule, par classe, en identifiant les destinataires des subventions de fonctionnement par le nom du groupe scolaire et le niveau scolaire concerné s’il y a des différences selon le niveau d’étude (primaire, maternel, CP, CE1, etc.) ; 3) le détail des crédits lourds, indiquant le montant accordé par établissement depuis 2012 et le montant réellement consommé ; 4) les frais « déduits » indiquant, le cas échéant, si la somme retirée est différente d’une école à une autre, d’un niveau à un autre, le détail en nature et en montant (consommation réelle d’électricité/somme, déduction de petits matériels/somme, charge du personnel ATSEM/somme, etc.) ; 5) les dépenses facultatives prises en charge par la collectivité, qu’elles soient sociales, culturelles ou sportives ou sans lien avec le fonctionnement des écoles, en les reliant à l’établissement auxquelles elles profitent ; 6) les effectifs des écoles, depuis 2012, par établissement et par niveau ainsi que le nombre de classes et la quotité d’élèves rilliards et extra rilliards, depuis 2012 y compris pour les écoles publiques ; 7) les périmètres scolaires depuis 2012 et leur évolution ; 8) le calcul du forfait communal (éléments pris en ligne de compte, consommation des fluides, fourniture de produits d’entretien, de fournitures scolaires, dépenses administratives et scolaire, rémunération des intervenants extérieurs, quote-part des services généraux de l’administration communale, etc. et leurs montants respectifs depuis 2012), via l’outil adéquat de comptabilité analytique ou le cas échéant, si le calcul n’est pas automatisé, l'explication de la construction chiffrée (montant revalorisé avec l’inflation ? estimation ? etc.) ; 9) le catalogue ou listing « offre de service aux écoles » et leur actualisation annuelle depuis 2012 ; 10) le listing des équipements informatiques ou audio visuels (ordinateurs, tablettes, vidéo projecteurs, tableaux numériques interactifs, etc.) en place et en attente de réception, propriétés de la commune (ce qui appartient aux professeurs d’école étant donc exclu) avec si possible leur ancienneté et leur établissement d’affectation ; 11) toute information utile complémentaire. En l’absence de réponse du maire de Rillieux-la-Pape à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission relève, en deuxième lieu, que le point 11) de la demande est formulé de manière trop imprécise et générale pour permettre à l'administration d'identifier précisément les documents dont la communication est sollicitée. La commission ne peut donc que déclarer irrecevable ce point de la demande. En troisième lieu, la commission rappelle que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, n° 56543, Recueil p. 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, n° 152393). La commission précise que sont regardés comme des documents administratifs existants, au sens de cet article, les informations qui sont contenues dans des fichiers informatiques et peuvent en être extraites par un traitement automatisé d’usage courant. Il n’en va autrement que lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel ce fichier a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne pouvant alors être regardé comme constituant un document administratif existant. Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013). Par ailleurs, ainsi que l’a jugé le Conseil d’État, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l'administration dispose sont regardés comme des documents administratifs existants, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable (CE 13 novembre 2020, n° 432832, Lebon T). La commission estime, en application de ces principes, que si les renseignements mentionnés aux points 1), 6), 7) et 8) de la demande devaient figurer dans un document existant ou susceptible d'être obtenu dans les conditions rappelées au point précédent, alors celui-ci serait communicable à toute personne en faisant la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet, par suite, et sous cette réserve, un avis favorable sur ces points. En quatrième lieu, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet, en application de ces principes, un avis favorable à la communication des documents demandés aux points 2), 3), 4), et 5) de la demande, s'ils existent. En cinquième et dernier lieu, s'agissant des documents demandés aux points 9) et 10) de la demande, la commission estime que ces documents, s'ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration.