Conseil 20220036 Séance du 27/01/2022

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné, dans sa séance du 27 janvier 2022, votre demande de conseil relative aux modalités de communication des documents administratifs, notamment des permis de construire, lorsque l’autorisation de consultation en mairie est donnée et alors que la commune ne dispose pas de régie de recettes pour encaisser les frais de copies : 1) pour les documents disponibles uniquement en format papier, l’obligation de les scanner ou d’en faire ou permettre les copies s'impose-t-elle à l'administration ? 2) l’heure et le jour de consultation peuvent-ils êtres imposés à l’administré ? 3) les numéros de téléphone ou les autres informations à caractère privé doivent-elles être dissimulées ? En ce qui concerne l'absence de régie de recettes : La commission vous rappelle, comme elle l'a fait dans son avis du 26 septembre 2019 n° 20190917, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission vous précise à cet égard, que l’absence de régie de recettes ne fait pas obstacle à la délivrance de copies au demandeur, l'administration n'étant pas tenue de facturer le montant de la reproduction des documents au demandeur (avis n° 20073084 du 13 septembre 2007 ; avis n° 20064872, précité) ou pouvant émettre un titre exécutoire (avis n° 20135277 du 30 janvier 2014). En ce qui concerne les autres demandes : La commission vous indique, en premier lieu, que, dans son avis du 24 septembre 2020 n° 20202302, elle a estimé que le code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission vous précise, en deuxième lieu, que dans le cas d'une demande de simple consultation, l’administration peut définir des horaires d’accès ou organiser des rendez-vous entre ses services et les demandeurs, sans que cette amplitude horaire ne soit trop restrictive. La commission rappelle, en troisième et dernier lieu, qu'aux termes de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration : « Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs : 1° Dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, (...) / 2° Portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ; 3° Faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice ». Elle estime ainsi qu'il vous revient d'occulter, notamment, les mentions relatives à la vie privée, dont relèvent les numéros de téléphone. S'agissant plus particulièrement des permis de construire, la commission rappelle que lorsque le maire statue, au nom de la commune, par une décision expresse (favorable ou défavorable) sur une demande d’autorisation individuelle d’urbanisme, celle-ci, si elle existe, est alors communicable sur le fondement de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, aux termes duquel : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Ce droit d’accès s’étend à l’ensemble des pièces annexées à ces actes (Conseil d’État, 11 janvier 1978, Commune de Muret, recueil Lebon p. 5). La commission estime que, s’agissant d’un arrêté portant permis de construire, doivent être regardées comme annexées à l’arrêté, les seules pièces qui doivent obligatoirement figurer dans le dossier soumis au maire, en application des articles R431-5 à R431-34-1 du code de l’urbanisme. Les autres pièces, s’il en existe, sont communicables en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous les réserves prévues aux articles L311-5 et L311-6 du même code. La commission rappelle également que le Conseil d'État a jugé, dans sa décision Commune de Sète n° 303814 du 10 mars 2010 , que les dispositions de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, dont la portée n'est pas limitée aux arrêtés réglementaires, ne sauraient être interprétées, eu égard à leur objectif d'information du public sur la gestion municipale, comme prescrivant la communication des arrêtés portant des appréciations d'ordre individuel sur les fonctionnaires communaux. Par suite, de tels arrêtés ne peuvent être communiqués qu’après occultation de la mention du nom des intéressés et le cas échéant des autres mentions permettant d’identifier la personne concernée. La commission a estimé que les objectifs de transparence de la vie locale ne justifiaient pas non plus qu'il soit dérogé au secret médical (conseil n° 20122788 du 26 juillet 2012), au secret de la vie privée (conseil n° 20121509 du 19 avril 2012 et conseil n° 20123242 du 27 septembre 2012), ou au secret des correspondances échangées entre le client et son avocat (avis n° 20111095 du 14 avril 2011). En application de ces principes, elle a estimé, en réponse à la demande de conseil n° 20181909, que doivent être occultés avant toute communication : - la date et le lieu de naissance du pétitionnaire ; - les coordonnées téléphoniques et l'adresse de messagerie électronique du pétitionnaire, qu'il s'agisse d'une personne morale ou d'une personne physique ; - les coordonnées téléphoniques et l'adresse de messagerie électronique de l'architecte ; - le nom et les coordonnées (adresse, téléphone et adresse de messagerie électronique) de la personne à laquelle le pétitionnaire souhaite que les courriers de l’administration (autres que les décisions) soient adressés, sauf s'il s'agit de l'architecte, à l'exception de ses coordonnées téléphoniques et de son adresse de messagerie électronique ; - le nom et les coordonnées (adresse, téléphone et adresse de messagerie électronique) du propriétaire ou du bénéficiaire du permis de construire qui doit s'acquitter de la participation pour voirie et réseaux, s'il est différent du pétitionnaire ; - la finalité du projet (logement destiné par exemple à la vente ou à la location). En revanche, la commission estime qu'il n’y a pas lieu d’occulter le nom et l'adresse du pétitionnaire, cette dernière pouvant s’avérer au demeurant nécessaire à une personne pour notifier son recours contentieux contre le permis de construire, en application de l’article R600-1 du code de l’urbanisme. Sont également communicables le nom et l'adresse de l'architecte, l'objet du permis de construire, la date d'autorisation et la déclaration d'ouverture de chantier. Enfin, les autres pièces insérées dans le dossier ayant donné lieu à une décision expresse du maire alors qu’aucune disposition législative ou réglementaire n’imposait de les joindre à la demande, s’il en existe, sont pour leur part communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultations des mentions éventuelles relevant de la vie privée en application des dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.