Avis 20217619 Séance du 27/01/2022

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 décembre 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Rillieux-la-Pape à sa demande de communication, en sa qualité de conseillère municipale, des documents suivants concernant les véhicules de service : 1) les arrêtés municipaux encadrant l'usage de ces véhicules ; 2) la liste des utilisateurs pour chaque véhicule immatriculé : X, X, X, X ; 3) les avantages en nature évalués ; 4) les dépenses en carburant sur l’année 2020 et 2021 de ces quatre véhicules ; 5) les carnets de consommation ; 6) les kilométrages ; 7) les frais de péage pris en charge pour chaque véhicule ; 8) les ordres de mission correspondants ; 9) une extraction des données de la flotte ou un reporting détaillé, incluant les procès-verbaux. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En l'absence de réponse du maire de Rilleux-la-Pape à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle, en premier lieu, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, à l’exception des documents ou mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable (CE 10 mars 2010, n° 303814). La commission estime que les documents mentionnés au point 1), s'ils existent, sont communicables au demandeur en application de ces dispositions. La commission rappelle, en deuxième lieu, que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, n° 56543, Recueil p. 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de de désaffection, n° 152393). La commission précise que sont regardés comme des documents administratifs existants, au sens de cet article, les informations qui sont contenues dans des fichiers informatiques et peuvent en être extraites par un traitement automatisé d’usage courant. Il n’en va autrement que lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel ce fichier a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne pouvant alors être regardé comme constituant un document administratif existant. Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013). Par ailleurs, ainsi que l’a jugé le Conseil d’État, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l'administration dispose sont regardés comme des documents administratifs existants, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable (CE 13 novembre 2020, n° 432832, Lebon T). La commission observe, en l'espèce, que les points 2), 3), 4), 6), 7) et 9) s'agissant des données de la flotte ou du reporting détaillé, s'apparentent à une demande de renseignements. Elle estime que ces informations revêtent le caractère de document administratif au sens du CRPA, si elles sont matérialisées dans un document existant ou susceptible d'être établi dans les conditions rappelées aux points précédents. La commission précise ensuite que, sous cette réserve, les documents mentionnés aux points 2), 3), 4), 6) et 7) sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle considère que les documents mentionnés aux points 3), 5), 8) et 9) à l’exclusion des procès-verbaux, s'ils existent, sont également communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l'occultation des mentions éventuellement couvertes par le secret de la vie privée, protégées par l'article L311-6 du même code. Enfin, s'agissant des procès-verbaux mentionnés au point 9), la commission rappelle qu'un procès-verbal constatant une infraction au code de la route commise par un agent public ou un élu local, reçu par une commune dans le cadre de ses missions de service public, est un document administratif au nom du principe d'unité administrative. Elle estime, toutefois, que ces documents, dès lors qu'ils sont susceptibles de révéler, eu égard à leur objet, un comportement susceptible de nuire à leur auteur, ne sont pas communicables à des tiers, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et administration. Elle émet, donc, un avis défavorable sur ce dernier point.