Avis 20217286 Séance du 13/01/2022

Maître X, conseil de X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1 décembre 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Vic-en-Bigorre à sa demande de communication des documents administratifs suivants, concernant les deux véhicules municipaux SUV PEUGEOT 3008 : 1) le bon de commande et le bon de livraison de chacun des véhicules dont l'un a été affecté en 2020 à Monsieur le maire, et l'autre à Monsieur le directeur général des services de la commune ; 2) les contrats de location et les conditions particulières des véhicules indiquant pour chacun le prix Initial, leur valeur résiduelle à l'issue de la location longue durée et le kilométrage autorisé contractuellement ; 3) les carnets de bord pour les périodes du 1er aout 2020 au 30 octobre 2020 ; 4) les factures détaillées des paiements mensuels par cartes de télépéage autoroute utilisées pour les mois d'août, septembre et octobre 2020 ; 5) les factures détaillées des paiements mensuels par carte de carburant correspondant à la consommation pour les mois d'aout, septembre et octobre 2020 ; 6) les extraits détaillés des dépenses sur carte bleue de la mairie engagée entre le 1er août 2020 et le 31 octobre 2020. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En l'absence de réponse du maire de Vic-en-Bigorre à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, qu’aux termes de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. » Elle estime que le droit à communication institué par ces dispositions porte sur l'ensemble des écritures et documents comptables de la commune, au fur et à mesure de leur élaboration, y compris les pièces justificatives. La commission émet, en application de ces principes, un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 4), 5) et 6) de la demande. S’agissant du point 1), la commission rappelle, en deuxième lieu, qu’une fois signés les contrats de la commande publique et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Elle estime que les bons de commande ne peuvent, en eux-mêmes, à la différence du bordereau des prix unitaires, refléter la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé. Ces documents sont dès lors communicables en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Les bons de livraison sont également librement communicables en application des mêmes dispositions. La commission émet, dès lors, un avis favorable à la demande en son point 1). La commission estime, en dernier lieu, que les documents mentionnés aux points 2) et 3) de la demande, s’ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l'occultation préalable des mentions relevant du secret de la vie privée (destinations, objet des déplacements, etc.), en application des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ces points.