Avis 20216760 Séance du 25/11/2021

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 septembre 2021, à la suite de la tarification appliquée par le président de la Communauté d'agglomération Grand Lac à qui elle a demandé la reproduction des documents suivants : 1) le plan local d'urbanisme de la commune du Bourget du Lac, approuvé en 2013 ; 2) la modification n'1 du plan local d'urbanisme de la commune du Bourget du Lac, approuvé en 2014 ; 3) les permis de construire et la déclaration préalable de la minoterie X. La commission observe que Madame X conteste les modalités de communication des documents demandés, au motif qu’une facture correspondant au coût de numérisation des documents par un prestataire extérieur, qu’elle estime prohibitif, lui a été adressée. Elle comprend de la réponse du président de la Communauté d'agglomération Grand Lac qu’une clé USB comprenant les documents sollicités lui a finalement été remise, le 8 novembre 2021. Elle ignore toutefois si le montant demandé à l’intéressée a été acquitté par cette dernière. La commission estimerait que la demande serait sans objet, si tel n’avait pas été le cas. Dans le cas contraire, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Par ailleurs, dans l'hypothèse où l’administration, alors même qu'il n'y est pas tenue, procèderaient, en vue de leur transmission électronique ou sur une clé USB, à la numérisation de documents qui n'existeraient pas déjà sous forme électronique, ne pourraient être mis à la charge du demandeur, en application de de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, que les frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci. Pour le calcul de ce coût, ne peuvent être pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, que le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif. Selon l’article 1er de l’arrêté précité : « Le montant des frais mis à la charge de la personne qui demande la reproduction d'un document administratif est fixé par l'autorité administrative qui assure la délivrance de la copie selon les modalités de calcul définies à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé. » Selon l’article 2 du même article : « Lorsque les copies de documents sont délivrées sur les supports papier et électronique cités ci-dessous, les frais mentionnés à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé, autres que le coût d'envoi postal, ne peuvent excéder les montants suivants :/0,18 € par page de format A 4 en impression noir et blanc ;/1,83 € pour une disquette ;/2,75 € pour un cédérom. » Lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation en raison de ses propres contraintes techniques, le barème fixé par l’arrêté précité ne s’applique pas. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. En cas de recours à un prestataire extérieur et d'acceptation par le demandeur après soumission du devis, il appartient à l'administration de faire exécuter les travaux en exigeant, si elle le souhaite, le règlement préalable des frais de reproduction (avis n° 20071101 du 22 mars 2007). L’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie. Dans le cas où le montant du devis que l’administration a fait établir apparaîtrait manifestement excessif au regard de la nature des travaux de reproduction demandés à un prestataire extérieur, il lui appartiendrait de s’adresser à une autre entreprise pour l’établissement d’un second devis. En l’espèce, la commission comprend des termes de la demande et des documents fournis en annexe que la Communauté d'agglomération Grand Lac a eu recours à un prestataire extérieur pour répondre à la demande de communication. Elle souligne que ces frais ne sont susceptibles d’être mis à la charge de la demanderesse qu’en tant qu’ils correspondraient aux copies réalisées par le prestataire, ce qu’elle ignore. Elle relève par ailleurs que la demanderesse a été destinataire d’une facture ayant pour objet « dossier scan PLU Bourget du Lac comprenant 1050 A4, plans 40ml » indiquant un prix unitaire total de 246 euros, directement exigible. Aucun devis ne lui a en revanche été préalablement adressé, lui offrant la possibilité d'y donner suite ou, à l'inverse, de le décliner au regard du tarif pratiqué. La commission estime que ces modalités s’apparentent à un refus de communication. Elle émet donc un avis favorable à la demande, dans le respect des principes rappelés ci-dessus, sauf à ce que cette communication ait déjà eu lieu.