Avis 20216724 Séance du 13/01/2022

Madame X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 octobre 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Bondy à sa demande de copie, sous format numérique et non sous format papier, en sa qualité de conseillère municipale, des mandatements de la ville avec les mentions du nom de l'entreprise et du statut de la commande (marché ou hors marché). La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission rappelle qu'il résulte de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L'ensemble des pièces annexées à ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission estime que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de ces dispositions. Elle observe toutefois, qu’en l’espèce, la demande porte non pas sur le principe de la communication mais sur ses modalités. A cet égard, la Commission précise qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission indique également que l'administration ne peut refuser la communication d'un document sollicité sous format électronique, au profit d'autres modalités de communication, que lorsqu'elle n'en dispose pas sous cette forme. Elle souligne, enfin, que si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Bondy a informé la commission que Madame X a été invitée à consulter les documents demandés sur place, à la mairie, et que cette consultation a nécessité de la part des directions des ressources humaines, des finances et de la reprographie de s’extraire de leurs obligations quotidiennes pour mettre à disposition de l’intéressée plusieurs centaines de pages de mandats en format A3 et d’autres pièces annexes. Le maire a ajouté que les modalités de consultation perturbant le bon fonctionnement du service, il a été décidé de mettre à disposition de l’intéressée un bureau dédié afin qu’elle puisse consulter les documents en toute tranquillité. La commission en prend note mais observe que Madame X a réclamé, par courriel du 1er juillet 2021, la communication des documents demandés sous format électronique et non par consultation. La commission invite en conséquence le maire de Bondy à procéder à la communication des documents demandés par courrier électronique, sous réserve qu’ils soient disponibles sous ce format. Dans le cas contraire, la consultation des documents sur place ou la communication de copies pourrait être proposées à la demanderesse. Enfin elle indique qu’il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait en l’espèce un caractère abusif.