Conseil 20216151 Séance du 17/02/2022

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 17 février 2022 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à une association opposée à un projet abandonné de complexe de mode de luxe et d’arts créatifs, des documents suivants : 1) la liste des biens acquis (bâtiments, maisons, terrains, etc), notamment : a) les biens acquis directement par la collectivité : i) Quels documents la collectivité est tenue de transmettre ? ii) Un acte notarié est-il un document administratif communicable ? iii) Quid des mentions personnelles concernant les vendeurs, et notamment leur identité ? iv) Une association a-t-elle la possibilité de demander la communication de documents administratifs ? v) Existe-t-il en ce domaine une notion d'intérêt à agir ? b) les biens acquis par l'EPF Occitanie, dont la collectivité est gestionnaire via des PV de remise en gestion : i) La collectivité doit-elle transmettre cette demande à l'EPF Occitanie ? ii) Doivent-ils y répondre ? iii) Quelle suite à donner à la demande de l'association ? 2) les copies des dossiers d'achats afin d'avoir connaissance des coûts d'acquisition, moyens de financement et charges financières. La Commission vous rappelle qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration : « sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. ». La Commission vous rappelle également que la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique a ajouté un article L300-3 au code des relations entre le public et l'administration aux termes duquel « Les titres Ier, II et IV du présent livre s'appliquent également aux documents relatifs à la gestion du domaine privé de l’État et des collectivités territoriales ». En vertu de ces dispositions, les administrations visées sont désormais tenues de communiquer les documents relatifs à la gestion de leur domaine privé, et la Commission est compétente pour se prononcer sur d'éventuels refus de communication concernant ces documents. Elle vous rappelle enfin qu’il résulte de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La Commission vous précise par ailleurs que depuis son avis n° 20184019 du 7 février 2019, elle estime que si, en principe, les actes notariés et d'état civil ne revêtent pas le caractère de documents administratifs entrant dans le champ d'application de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 (CE, 9 février 1983, X, n° 35292, rec. p. 53), devenu article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, elle considère désormais que la seule circonstance qu'une convention soit passée en la forme authentique ne saurait la soustraire au droit d'accès prévu par ce code et que lorsqu'une convention passée en la forme authentique a, d'une part, pour co-contractante une administration au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration et a, d'autre part, un objet en rapport direct avec l'exercice de missions de service public ou en relation avec la gestion du domaine privé de l'État ou d'une collectivité territoriale, à laquelle s'appliquent désormais, aux termes de l'article L300-3 du code des relations entre le public et l'administration issu de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016, les titres Ier, II et IV du livre III du même code, cette convention entre dans les prévisions de ce code, dans la mesure qu'il détermine. La Commission vous précise, enfin, que l’accès aux documents administratifs n’est, en principe, subordonné à aucune exigence de qualité ou d’intérêt pour agir, sauf exceptions limitativement définies par la loi (CE, 21 juillet 1989, X et X, n° 34954, Lebon T. p. 687) et il n’est dérogé à ce principe que lorsque le code des relations entre le public et l'administration prévoit que certains documents ne sont accessibles qu’à l’intéressé ou encore lorsque certaines dispositions législatives ont mis en place un régime particulier d’accès dont le bénéfice est réservé à des personnes déterminées. En l'espèce, la Commission comprend que les documents en cause, qui ont de façon générale perdu leur caractère préparatoire dès lors que la collectivité a définitivement renoncé au projet, doivent a priori se rapporter à la gestion des domaines privés de la communauté de commune et de l'EPF Occitanie, ainsi qu'aux missions de service public de la collectivité. Par conséquent, la Commission estime que les documents relatifs au projet abandonné de complexe de mode de luxe et d’arts créatifs, dont elle n'a pas pu prendre connaissance, notamment les actes notariés, sont en principe communicables à toute personne en faisant la demande sur le fondement des dispositions précitées du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des mentions protégées par les dispositions des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, en particulier des mentions susceptibles de révéler la vie privée des vendeurs (nom, lieu et date de naissance, situation familiale, adresse autre que celle du bien cédé et nationalité) ou de porter atteinte au secret des affaires. Elle estime également que certaines pièces contenues dans les « dossiers d'achat » pourraient être susceptibles d'être communiquées en application de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales précité. La Commission vous rappelle enfin qu'en vertu des dispositions du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, et dans le cas où une autre administration ou un organisme de droit privé chargé d’une mission de service public serait susceptible de détenir les documents administratifs sollicités, l'autorité administrative saisie à tort est tenue de transmettre la demande, accompagnée du présent avis, à l'autorité compétente pour la satisfaire et d'aviser le demandeur de cette transmission. Elle précise que ces dispositions ne sauraient avoir pour effet, en revanche, d'imposer à une telle autorité de solliciter d'un tiers la remise d'un document qui n’est pas en sa possession afin de satisfaire à une demande de communication.