Avis 20216008 Séance du 25/11/2021

Madame X, pour X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 octobre 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Présailles à sa demande de communication, par courrier électronique, l'administration proposant la seule consultation sur place et facturation des photocopies souhaitées par le demandeur, d'une copie des documents suivants : 1) le procès verbal de la séance du conseil municipal du 31 août 2021 ; 2) les délibérations du conseil municipal dudit jour et transmises à la préfecture ; 3) les états de section tels qu’annexés au budget prévisionnel de la commune ; 4) les bordereaux de titres de paiement établis en recouvrement de toutes recettes locatives émises en 2020. En premier lieu, la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission observe, en second lieu, que la demande porte également sur les modalités de communication, le demandeur ayant sollicité une copie par courrier électronique des documents et le maire de Présailles lui ayant proposé de venir les consulter sur place. La commission rappelle, d'une part, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom, etc.) et du format du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. D'autre part, la commission souligne que les dispositions de l'article L300-4 du code des relations entre le public et l'administration disposent que « Toute mise à disposition effectuée sous forme électronique en application du présent livre se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé ». La commission précise enfin que l'administration ne peut refuser la communication d'un document sollicité sous format électronique, au profit d'autres modalités de communication, que lorsqu'elle n'en dispose pas sous cette forme. La commission invite en conséquence le maire de Présailles à procéder à la communication des documents demandés par courrier électronique si celui-ci est disponible sous ce format, ou, seulement à défaut, par copie. Elle souligne, enfin, qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.