Avis 20215993 Séance du 25/11/2021

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 septembre 2021, à la suite du refus opposé par la rectrice de l'académie d'Amiens à sa demande de communication d'une copie de ses fiches de paye établies de septembre 2018 à juin 2021. La commission précise, à titre liminaire, que la rémunération après service fait des agents publics donne lieu à une pièce justificative dite « bulletin de paye » pour les fonctionnaires et « bulletin de solde » pour les personnels militaires. Ces documents, qui constituent un élément du dossier administratif de ces agents, sont en principe librement communicables aux intéressés, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle relève, en l’espèce, que la demande ne porte pas sur la communicabilité des documents demandés, mais sur les modalités de leur communication, la rectrice de l'académie d'Amiens ayant maintenu son refus en faisant valoir que Madame X peut accéder à ses bulletins de paye sur le site de l'ENSAP, depuis son compte personnel. La commission précise, d’une part, qu’en application de l’article 2 du décret n° 2016-1073 du 3 août 2016, les bulletins de paye et de solde des agents civils de l’Etat, des magistrats et des militaires, sont désormais « mis à disposition des agents concernés sous forme électronique, dans un espace numérique propre, créé et administré par la direction générale des finances publiques et selon des modalités garantissant la sécurité et l'intégrité des données, leur confidentialité et leur accessibilité ». Aux termes de l’article 3 de ce décret, « Les documents enregistrés dans l'espace numérique sont conservés tout au long de la carrière de l'agent et jusqu'à la fin de la cinquième année suivant celle de la liquidation de ses droits à pension ». L’entrée en vigueur de ces dispositions a eu pour corollaire la disparition de l’émission sur support papier des bulletins de paye pour envoi aux agents concernés, sauf exceptions limitativement énumérées par l’article 6 de ce décret. La commission observe qu’un arrêté du 30 juillet 2018 a été pris en application de ce décret par le ministère de l'éducation nationale et le ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation, afin notamment de préciser le champ des dérogations mentionnées à l’article 6 du décret précité. La commission souligne, en outre, que dans une décision du 30 janvier 2020, n° 418797, au Recueil, le Conseil d’Etat a jugé que « Dès lors que des documents administratifs sont disponibles sur un espace de stockage numérique hébergé sur une plateforme, mis à la disposition de la personne qu’elle concerne par l’administration, auquel cette personne peut librement accéder sur Internet grâce à un identifiant et un code et à partir duquel il lui est loisible de télécharger le document demandé, elle doit en principe être regardée comme détenant ces documents, au même titre que l’administration. Par suite, elle n’est pas fondée à demander à l’administration de lui en donner accès au titre des articles L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l’administration, sauf si des circonstances particulières, notamment des difficultés de connexion à son espace personnel, font obstacle à l’accès effectif à ces documents ». La commission observe, d’autre part, qu'en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit encore par publication en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311 6. Elle relève que l’article L311-9 de ce code propose, au choix du demandeur, quatre modalités alternatives d’accès aux documents administratifs. Elle déduit toutefois de l’économie du dispositif que le législateur n’a pas entendu exclure d’autres modalités d’accès, adaptées aux nouvelles technologies, lorsque celles-ci présentent pour le demandeur des garanties équivalentes. La commission relève, à cet égard, que la mise à disposition d’un document sur un espace de stockage sécurisé en ligne, auquel le demandeur peut librement accéder avec un identifiant et un mot de passe et à partir duquel il a la possibilité de télécharger et d’imprimer ce document, s’apparente, par les effets produits, à la transmission d’une copie sous format papier du document, par l’administration. Cette modalité d’accès, qui a été expressément consacrée par le décret n° 2016-1073 du 3 août 2016 pour les bulletins de paye et de solde des agents civils de l’Etat, des magistrats et des militaires, présente en outre l’avantage d’être gratuite, lorsque les agents publics ont la possibilité d'accéder sur leur lieu de travail à leur espace numérique sécurisé. La commission déduit de ces éléments que la mise à disposition des bulletins de paye des agents publics sous forme électronique, dans un espace numérique dédié, auquel ils peuvent librement accéder sur leur lieu de travail et à partir duquel ils ont la possibilité de télécharger et d’imprimer ces documents, est assimilable à l’envoi par courrier aux intéressés de ces documents sous format papier. Compte tenu de l’équivalence entre ces deux modalités de communication, une demande de communication d’une copie papier de ces documents auquel le demandeur a par ailleurs accès dans son espace personnel en ligne est dès lors irrecevable, le refus de communication ne pouvant, dans cette hypothèse particulière, pas être regardé comme étant établi. La commission relève, toutefois, qu’ainsi qu’il a été jugé par la décision précitée du 30 janvier 2020, il convient de s’assurer que des circonstances particulières ne feraient pas obstacle à ce que le demandeur puisse accéder effectivement à ces documents sur son espace personnel. La commission constate, à cet égard, que le décret n° 2016-1073 du 3 août 2016 a expressément prévu, dans son article 6, que les agents publics peuvent demander à bénéficier d’une remise sur support papier de leurs bulletins de paye lorsqu’ils sont dans l'incapacité d'accéder sur leur lieu de travail à leur espace numérique sécurisé, ou lorsqu’ils bénéficient d’un congé pour cause de maladie. En l’espèce, Madame X a indiqué à la commission souffrir d’électrosensibilité, ce qui l’empêcherait d’accéder à la salle des ordinateurs sur son lieu de travail. Dans les circonstances particulières de l’espèce, la commission estime que l’intéressée justifie, compte tenu de son état de santé, être dans l’incapacité matérielle d’utiliser les équipements informatiques lui permettant d’accéder effectivement à ses bulletins de paye sur son espace numérique personnel. Elle est, dès lors, fondée à demander une remise sur support papier de ses bulletins de paye établis entre septembre 2018 et juin 2021. La commission émet, par suite, un avis favorable à la demande.