Avis 20215328 Séance du 14/10/2021

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 août 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Montferrand-le-Château à sa demande de communication d'une copie des documents suivants : 1) la facture d'achat de matériel à la société X pour un montant de 916,32 €, émise le 26 févier 2021, (compte 605) ; 2) le contrat de location de panneaux lumineux ; 3) la convention de mise à disposition par la commune d'Avanne‐Aveney (janvier, Février et Mars2021) et le contrat à durée déterminée de Madame X en date du 1er Janvier 2021 ; 4) la facture de vin (compte 6232) pour un montant de 396,60 € ; 5) le tableau d'indemnités des élus à présenter avant le vote du budget ; 6) la déclaration d'ouverture de poste d'adjoint administratif (13,50/35) . La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable à la communication de la convention de mise à disposition mentionnée au point 3) ainsi qu'à celle des documents mentionnés aux points 1), 4), 5) et 6). S'agissant du contrat à durée déterminée visé au point 3), la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. Ainsi, s'agissant des éléments de rémunération, la commission est défavorable à la communication des informations liées, soit à la situation familiale et personnelle (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement), ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux indemnités et heures supplémentaires. Il en va de même, pour le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. Elle émet donc un avis favorable à la communication du document sollicité sous les réservés précitées. Enfin, la commission estime que le contrat mentionné au point 2) est communicable à toute personne qui en ferait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le publique et l’administration sous réserve de l'occultation des mentions couvertes par le secret des affaires en application de l'article L311-6 du même code. elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Montferrand-le-Château a informé la commission que les documents pouvaient être consultés dans les locaux de la mairie. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par Monsieur X. Elle invite donc le maire de Montferrand-le-Château à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Monsieur X.