Avis 20215034 Séance du 04/11/2021

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 juillet 2021, à la suite du refus opposé par président de la communauté d'agglomération Montargoise et des Rives du Loing à sa demande de communication des documents et éléments suivants : 1) l'ensemble de ses données contenues dans les fichiers informatiques de l' « AGORAME  » ( réseau des médiathèques et de la lecture publique de la communauté de l’agglomération Montargoise) et le cas échéant celles détenues par la société hébergeur, pour les dix dernières années (du 18 Juin 2011 au 18 Juin 2021 inclus) ; 2) l'ensemble des enregistrements réalisés sans son consentement et autres données enregistrées sur tous supports, pour la même période (système d’exploitation Orphée etc ) ; 3) le nom des administrations publiques centralisées, territoriales, de sécurité sociale et autres qui auraient accès à ces fichiers et autres informations sur tous les supports existants et/ou partageraient avec l'établissement des données en réseau ; 4) «... pour cette dernière possibilité, par quel moyen un citoyen en serait informé » ; 5) les notes, archives papiers, échanges courriers et courriels échangés avec le demandeur pour ces dernières années et les éventuels échanges réalisés avec les administrations publiques centralisées ou décentralisées, territoriales « mentionnées ci-avant » ou les autres tiers, associations et toutes autres personnes susceptibles d'en connaître « ou d’avoir un intérêt quelconque connues de la communauté d'agglomération » ; 6) les déclarations obligatoires d'emploi des travailleurs handicapés (DOETH ) pour les années 2011 à 2021; 7) les copies des pièces comptables et déclarations en découlant s’agissant des contributions annuelles versées au fonds pour l’Insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP) pour ces dix dernières années ; 8) le nombre de personnes handicapées actuellement en fonction pour l’ensemble des structures du réseau ainsi que celles qui l’ont été pour les dix dernières années ; 9) le nombre total de personnes employées, au sens des DOETH, pour la même période ; 10) les prénoms et nom du référent handicap pour l'établissement ; 11) une copie des contrats d’appels d’offre pour les dix dernières années s’agissant de l’hébergement des données, amélioration des infrastructures, demandes de financement, sécurité, vidéo surveillance etc ; 12) la copie des déclarations réalisées auprès de la CNIL et celles réalisées auprès des autorités européennes, s’agissant du traitement et de la conservation des données informatiques (depuis la création des sites Internet de l’AGORAME et de l’AME), de la conservation des enregistrements par vidéosurveillance et/ou de l’éventualité d’enregistrements audios ; 13) la déclaration concernant l'AGORAME s’agissant du RGPD ; 14) les coordonnées et le nom du responsable du traitement pour la société X. La commission rappelle en premier lieu que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. En l'espèce, la commission estime que les points 3), 4), 8), 9), 10) et 14) de la demande portent en réalité sur des renseignements et non sur des documents administratifs. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur ces points de la demande, qui portent en réalité sur des renseignements. La commission considère en deuxième lieu que les documents administratifs mentionnés aux points 1), 2), 5) sont communicables à l'intéressé, pour les seuls éléments le concernant, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ces points. La commission considère en troisième lieu que les documents administratifs mentionnés aux points 6), 7), 11), 12) et 13) sont communicables, lorsqu'ils existent, à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, pour les pièces comptables, de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales, sous réserve de l’occultation préalable, s'agissant des points 6) et 7), des éventuelles mentions relevant du secret de la vie privée des personnes concernées et, s'agissant du point 11), des mentions relevant du secret des affaires. Sous ces réserves, elle émet donc un avis favorable sur ces points.