Avis 20214775 Séance du 23/09/2021

Monsieur X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 juillet 2021, à la suite du refus opposé par le maire de La Chapelle-Moulière à sa demande de communication des documents suivants : 1) le rapport de la communauté de communes Vienne et Moulière transmis à la mairie, donnant les comptages de la circulation routière, réalisés en 2015 sur la commune ; 2) le document sonore et/ou filmé des conseils municipaux des 16 mars et 18 mai 2021 ; 3) tous les autres documents de même type ayant pu être enregistrés lors des différents conseils municipaux. En l'absence de réponse du maire de La Chapelle-Moulière à la date de sa séance, la commission estime que le rapport visé au point 1) de la demande, qui a perdu son éventuel caractère préparatoire, est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation préalable des mentions permettant l’identification des véhicules, de leurs conducteurs ou de leurs propriétaires. Elle émet donc, sous cette réserve et sous réserve qu'il n'ait pas d'ores et déjà été communiqué par le courriel du 28 juillet 2021, un avis favorable. En ce qui concerne les documents visés aux points 2) et 3) de la demande, la commission rappelle qu'aux termes du premier alinéa de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales (CGCT) : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. ». Si le code général des collectivités territoriales ne définit pas la portée du procès-verbal pour ce qui concerne les communes, en ce qui concerne les conseils départementaux et les conseils régionaux, les articles L3121-13 et L4132-12 du code prévoient, en des termes identiques, que « Le procès-verbal de chaque séance, rédigé par un des secrétaires, est arrêté au commencement de la séance suivante, et signé par le président et le secrétaire./ Il contient les rapports, les noms des membres qui ont pris part à la discussion et l'analyse de leurs opinions. » La commission rappelle que n'ont pas à être anonymisées les prises de paroles et de position des élus du conseil municipal ni les noms d'autres élus de collectivités territoriales qui y sont retracés en cette qualité, dès lors que ces informations sont nécessaires à l'information du public et relatives aux conditions d'exercice de la vie politique et qu'elles peuvent dès lors faire l'objet d'une publication sans anonymisation au titre du 6° de l'article D312-1-3 du du code des relations entre le public et l'administration. La commission rappelle enfin que les enregistrements sonores des conseils municipaux sont, dès lors qu'ils ont perdu tout caractère préparatoire, c'est-à-dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès-verbal du conseil municipal réalisé à partir de ces enregistrements, et tant qu'ils sont conservés, des documents communicables et ce quel que soit « leur forme et leur support » selon l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités, s'ils existent et n'ont pas fait l'objet d'un effacement comme le sous-tend le courriel du 28 juillet 2021, dans la forme sollicitée par le demandeur, et sous réserve que les procès-verbaux des séances aient été approuvés.