Conseil 20213677 Séance du 08/07/2021

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné, dans sa séance du 8 juillet 2021, votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents suivants, relatifs à l'accueil de jeunes mineurs au sein des deux maisons des adolescents que vous gérez : 1) le dossier individuel de mineurs, sans le consentement des titulaires de l’autorité parentale ; 2) les notes personnelles des psychologues figurant occasionnellement dans les dossiers des adolescents. La commission rappelle, en premier lieu, que les documents élaborés par les services sociaux tels que les maisons des adolescents avant l'ouverture éventuelle d'une procédure judiciaire ou juridictionnelle, et sans être établis en vue de celle-ci, qu'ils aient ou non été ensuite transmis à l'autorité judiciaire, constituent des documents administratifs, communicables dans les conditions et sous les réserves prévues par les dispositions du titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Il en va ainsi des correspondances entre les services intéressés, des rapports et notes établis pour les besoins de l’administration, des pièces retraçant les échanges entre le président du conseil départemental et les parents du mineur ou les accueillants familiaux. La commission souligne que si, en application de l’article L311-4 du code de l'action sociale et des familles, lors de l’accueil d’une personne dans un établissement ou dans un service social ou médico-social, il est remis à celle-ci ou à son représentant légal un livret d'accueil, lui garantissant l’exercice effectif des droits mentionnés à l’article L311-3 du même code, au nombre desquels figure « l'accès à toute information ou document relatif à sa prise en charge, sauf dispositions législatives contraires », elle n'a pas été rendue compétente pour connaître de ce droit d'accès particulier et que la demande de conseil ne peut porter, en conséquence, que sur le droit à communication du dossier en application du livre III du code des relations entre le public et l'administration ou des régimes particuliers sur lesquelles elle est compétente, sans préjudice du droit d'accès prévu par le code de l'action sociale et des familles. A cet égard, la commission rappelle que, sur le fondement du code des relations entre le public et l'administration, les documents administratifs établis pendant la minorité d’une personne ne sont communicables qu’aux seuls parents exerçant l’autorité parentale, ou à ses représentants légaux, jusqu’à la majorité de l’intéressé, à l'exclusion de l'enfant lui-même qui ne dispose pas de la capacité juridique. Dès lors, la commission vous invite, sur le fondement des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration, à refuser de communiquer aux mineurs non émancipés leur dossier individuel sans le consentement des titulaires de l'autorité parentale et vous rappelle qu'elle n'est pas compétente, ainsi qu'il a été dit, pour apprécier si les dispositions des articles L311-3 et suivants du code de l'action sociale et des familles autorisent un tel accès à leur dossier. La commission rappelle, en second lieu, qu'en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, les documents comportant des informations couvertes par le secret de la vie privée et des dossiers personnels ne peuvent être communiqués qu'à la personne intéressée et, lorsque celle-ci est mineure, à ses parents ou à la personne qui exerce l'autorité parentale. Sont exclus cependant du droit à communication en application du même article, les documents ou parties de documents qui figureraient dans un dossier et porteraient un jugement de valeur sur un tiers, personne physique nommément désignée ou facilement identifiable, ou feraient apparaître le comportement d'un tiers, personne physique, dès lors que sa révélation serait susceptible de lui porter préjudice (plaintes, dénonciations, etc.), ainsi que les mentions qui seraient couvertes par le secret professionnel des personnes participant aux missions de l'aide sociale à l'enfance. La commission estime, en particulier, que les notes des psychologues qui, détenues et conservées par une autorité administrative gérant une maison des adolescents et versées au dossier du mineur, ont nécessairement perdu leur caractère personnel, sont en principe communicables de plein droit à ses parents ou à la personne qui exerce l'autorité parentale, en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation préalable des mentions qui porteraient une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique autre que l’enfant mineur, nommément désignée ou facilement identifiable, ou qui feraient apparaître d'une personne physique ou morale un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice.