Avis 20213448 Séance du 08/07/2021

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 mai 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Roost-Warendin à sa demande de communication d'une copie, sur support numérique de type clé USB ou disquette fournie par le demandeur, d'une part du document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) de la commune, la mairie proposant d'adresser une copie facturée vingt-trois euros, d'autre part de la délibération 2015-061 du 28 septembre 2015 fixant le montant des frais de copies, facturée elle-même un euro . Concernant la demande de communication : La commission estime que les documents sollicités sont des documents administratifs librement communicables sur le fondement de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Concernant le tarif de reproduction : La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif. Selon l’article 1er de l’arrêté précité : « Le montant des frais mis à la charge de la personne qui demande la reproduction d'un document administratif est fixé par l'autorité administrative qui assure la délivrance de la copie selon les modalités de calcul définies à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé. » Selon l’article 2 du même article : « Lorsque les copies de documents sont délivrées sur les supports papier et électronique cités ci-dessous, les frais mentionnés à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé, autres que le coût d'envoi postal, ne peuvent excéder les montants suivants :/0,18 € par page de format A 4 en impression noir et blanc ;/1,83 € pour une disquette ;/2,75 € pour un cédérom. » L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. En l’espèce, la commission observe que le maire de Roost-Warendin a indiqué à Monsieur X que les frais pour la copie du DUERP s’élève à 23 euros conformément à la délibération n° 2015-061 du 28 septembre 2015 et à 1 euro pour la copie de la délibération précitée. La commission en déduit que les frais facturés par la mairie ne sont pas en conformité avec les principes rappelés ci-dessous. La commission invite, par conséquent, le maire de Roost-Warendin à mettre ses modalités de tarification en conformité avec la réglementation.