Avis 20213402 Séance du 08/07/2021

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 mai 2021, à la suite du refus opposé par le ministre de l'Intérieur à sa demande de communication des tableaux des agents promouvables pour l'avancement au grade de brigadier pour les années 2016, 2017, 2018. La commission rappelle que les tableaux d’avancement et listes d’aptitude, qu’ils concernent des promotions de grade ou d’échelons, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, même lorsque ceux-ci font apparaître l’ordre dans lequel les agents doivent être promus. Elle estime, en effet qu'ils ne sont pas au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions de l'article L311-6 du même code (avis CADA n° 20123835 du 22 novembre 2012). En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre de l’intérieur a informé la commission qu’il n’existe en l’état aucune liste des agents promouvables au grade de brigadier de police au titre des années 2016, 2017 et 2018 répondant aux conditions précitées et qu’aucun traitement automatisé d'usage courant ne permettrait d'obtenir une telle liste. Il ressort néanmoins de cette réponse que des requêtes informatiques permettraient d’établir des tableaux, de plusieurs centaines de pages, dont les mentions à occulter, notamment les notations et appréciations, occasionneraient selon l’administration une charge de travail déraisonnable et conduirait au vu de ces occultations à dénaturer le sens des documents sollicités. En l'espèce, il apparaît à la commission que si la demande nécessite l'occultation préalable de mentions couvertes par l’article L311-6 précité, elle estime néanmoins que la demande porte sur la communication d’une liste des agents promouvables au grade de brigadier en application des des critères fixés par l’article 12 du décret 2004-1439 du 23 décembre 2004, pour laquelle ce travail d’occultation, eu égard aux moyens de l’administration, et à la possibilité d'étaler dans le temps la communication des documents sollicités selon un calendrier compatible avec le bon fonctionnement des services, ne peut être regardée comme faisant peser sur elle une charge disproportionnée aux moyens dont elle dispose. La commission souligne également qu'aux termes de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration : « A l'occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. (...) ». Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif. Selon l’article 1er de l’arrêté précité : « Le montant des frais mis à la charge de la personne qui demande la reproduction d'un document administratif est fixé par l'autorité administrative qui assure la délivrance de la copie selon les modalités de calcul définies à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé. » Selon l’article 2 du même article : « Lorsque les copies de documents sont délivrées sur les supports papier et électronique cités ci-dessous, les frais mentionnés à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé, autres que le coût d'envoi postal, ne peuvent excéder les montants suivants : 0,18 € par page de format A 4 en impression noir et blanc (...) ». La commission émet en conséquence un avis favorable sous les réserves précitées.